生産性向上とは？

生産性向上とは、業務効率を改善し、より短い時間のなかで多くの成果を出すための取り組みのことです。具体的には、残業時間を減らして業務時間内でこれまでと同じ量の業務をこなすことや、より少ない人数で業務に取り組むことなどが考えられます。

生産性の定義

公益財団法人日本生産性本部によれば、「生産性とは、生産諸要素の有効利用の度合いである」と定義されています。
ある成果物を作るにあたり、必要なエネルギーや設備などの生産諸要素がどれだけ効果的に使われたかの割合を「生産性」と呼びます。

参考：生産性とは│公益財団法人日本生産性本部

生産性の種類

生産性の種類には、物的労働生産性・付加価値労働生産性・全要素労働生産性の3種類があります。ここでは、この3つの生産性の種類についてご紹介します。

物的労働生産性

物的労働生産性とは、労働者一人あたりがモノやサービスを生産する効率をあらわす指標です。下記の計算式によって導くことができます。

物的労働生産性＝（生産数量 or 販売金額）÷労働量

付加価値労働生産性

付加価値労働生産性とは、企業におけるすべての生産額のうち、生産に必要な原価を差し引いた「付加価値」を示す指標です。計算式は下記のとおりで、労働者一人あたりの付加価値がどれだけ高いかを導き出すことができます。

付加価値労働生産性＝付加価値（額）÷労働量

全要素労働生産性

全要素労働生産性とは、労働量や原材料、資本などの「量」で表せるもの以外の成長要因も示す指標です。ブランド価値の向上施策や技術進歩など、質を重視した生産性をはかるときに用います。

生産性向上と業務効率化の違い

生産性向上とは、少ない資源でより多くの製品やサービスを生産する取り組みのことを指します。
一方で業務効率化は、現在の業務の非効率な部分を改善する取り組みのことで、「ムリ・ムダ・ムラ」をなくして業務効率の向上を目指すために行われます。

つまり、業務効率化は生産性向上のための取り組みの一部であると表現できるでしょう。

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生産性向上が企業に求められるようになった背景とは？

労働力人口の減少

加速する少子高齢化によって、労働力人口の減少が続いています。これによって企業における働き手がますます不足し、少ない労働力でこれまでと同様の成果を出すことが求められるようになりました。このような状況から、生産性の向上が重要視されています。

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世界基準でみた日本人の労働生産性の低下

日本では以前から「残業して仕事を終わらせればよい」という意識で働いている人も多く、労働生産性を重視した働き方が浸透していない職場がいまだ数多くあります。
公益財団法人日本生産性本部の「労働生産性の国際比較2022」によれば、日本の2021年における一人あたりの労働生産性はおよそ818万円とされています。これはOECD加盟38カ国中で29位にあたり、1970年以降でもっとも低い順位です。

もし今後国内市場が縮小すると、日本企業も国際的な市場で競争力を高めることが求められるようになります。このことからも従来の風土を改善し、労働生産性を向上させる意識が企業に求められるようになったと考えられます。

参考：労働生産性の国際比較│公益財団法人日本生産性本部

従業員のワークライフバランスに対する意識の変化

従業員のプライベートと仕事の両立をはかる「ワークライフバランス」を大切にする意識が深まったことも、生産性向上が重視されるようになった理由だと考えられます。
仕事にすべての時間を費やすのではなく、限られた時間のなかで効率的に業務を完遂できる体制を整え、生産性の向上をはかることが求められています。

生産性向上による企業のメリット

生産性向上による企業のメリットとしては、競争力の向上や従業員のモチベーションアップ、コスト削減などがあります。

競争力の向上

生産性を向上させることによって、同じ時間でより多くの製品を製造することや、効率化によって生まれた時間でマーケティング活動に力を入れることも可能になるため、市場競争力の向上にもつながります。
市場における売上アップや、自社のブランド力向上といった効果が期待できるでしょう。

従業員のモチベーションアップ

生産性の向上は、働きやすい職場づくりにも通じています。生産性向上のための取り組みを推進しワークライフバランスを実現しやすくなれば、従業員のモチベーションアップになるでしょう。
これらは、結果的に離職率の低下や優秀な人材の確保といったことにもつながり、ブランドイメージ向上などの効果も期待できるでしょう。

コスト削減

生産性を向上させることで、コストの削減も期待できるとされています。
例えば今までと同じ時間でより多くの製品を製造することができれば、工場の稼働時間短縮により電気代などの光熱費を抑えられるでしょう。加えて残業時間も削減できるので、人件費の抑制にもつながります。

生産性向上のための6つの取り組み

さらに、コミュニケーションの活性化やアウトソーシングの活用も、生産性向上には有効です。ここでは、主な6つの取り組みについてご紹介します。

個人業務の「見える化」

個人ごとの業務を「見える化」することは、生産性を向上させるために重要です。
従業員一人ひとりの業務が、その本人しか内容がわからないという属人化状態だと、その担当者が不在時にほかの従業員が代わりに業務を処理できず、進捗が停滞してしまうでしょう。結果的に手つかずの業務が積み重なってしまい、会社全体の生産性低下につながりかねません。

そこで、従業員がどのような業務をどんなやり方で行っているかを「見える化」することで、担当者不在時でもほかの従業員が代わりに処理できるようになり、結果的に生産性向上につながります。加えて、複数のメンバーが業務を行えるようになることで、顧客を待たせることもなくなることから、顧客満足度の向上も期待できるでしょう。

業務の自動化と標準化

業務の自動化と標準化も、生産性向上のために有効な手段です。これまで人の手で行っていた「手順が決まっている業務」をシステムによって自動化することで、処理スピード向上が期待できます。さらに、従業員のリソースをより重要性の高い業務に充てられるようにもなります。

また従業員一人ひとりが異なる手順やルールで業務をこなしていると、業務のクオリティを維持できなくなる恐れもあります。業務の標準化をはかることで誰もが同じ成果を出せるようになり、会社全体の生産性がアップします。

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適材適所な人員配置

適材適所な人員配置も、生産性を向上させる取り組みとして高い効果を発揮するでしょう。業務内容によって求められる知識やスキルは異なるため、効率的に業務を進めるにはそれぞれの適性を鑑みて人員を配置することが重要になります。

加えて、部署によっては、新人など指導を必要とする従業員が多く配属されている場合もあります。こういった部署ではマネージャー層の業務負担の増大から、生産性の低下を招く可能性が高いと考えられます。このことから、生産性を向上させるために従業員の習熟度やスキル、経験によって適材適所な人員配置を心がけることが大切です。

勤務時間の柔軟性

近年では多様な働き方を希望する人が増えており、勤務時間に柔軟性をもたせる企業も多くなりました。
フレックス制度などが代表的な例で、従業員一人ひとりが勤務時間を柔軟に決められるようになれば、それぞれに合った時間帯で働くことが可能になります。例えば「集中力が高まる朝のうちに、できるだけ仕事を進めておきたい」という人もいれば、「朝は遅めに出勤し、午後から仕事を始めたほうが効率的に進められる」という人もいます。
勤務時間を柔軟にすることで各従業員の効率が上がり、結果的に生産性向上へつながるでしょう。

コミュニケーションの活性化

生産性を向上させる上で、コミュニケーションの活性化は大切です。従業員同士のコミュニケーションが不足していると、各々が「誰かがやっているだろう」と判断してしまい、いつの間にか手付かずのタスクが山積してしまうという状況に陥る可能性もあります。

他にもコミュニケーションの不足から、過去に作成された資料の存在に気がつかないまま、別の従業員が同様の資料を作るなどの非効率な状況も発生しやすくなるでしょう。これらを防ぎ効率的に業務を進めるためにも、社内のコミュニケーションを活性化させる必要があります。

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アウトソーシングの活用

繰り返し発生する事務処理など定型的な業務において、アウトソーシングを活用することで生産性を上げるという方法もあります。これにより従業員が、時間のかかる定型業務の処理から解放され、本来集中すべき業務に取り組めるようになるため、結果的に生産性向上が実現するでしょう。
近年ではさまざまな業務がアウトソーシングできるため、一部の業務だけや複数の部署にまたがる業務をまとめてアウトソーシングするなど、効果的に利用することができます。

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生産性向上を実現するためのポイント

生産性の向上を実現するためには、従業員に対して事前に目的を共有しておくことや、長期的な視点で取り組むことが重要になります。加えて、国の補助金を活用することでシステムやツールの導入、アウトソーシングの活用を行いやすくなる点もおさえておくことが大切です。

目的の共有を事前にしておく

生産性向上に取り組む際は、「なぜ生産性を向上する必要があるのか」を事前に周知し、従業員の理解を得ることが大切です。トップダウン型で一方的に施策を展開すると、現場の運用の変化に従業員がついて行けず、混乱しスムーズに進まない可能性があります。

長期的な視点で取り組む

生産性を向上させるための施策は、すぐに結果が出るものばかりではありません。長期的な視点で取り組み、効果測定と改善を繰り返しながら、具体的な成果が出るまで忍耐強く向き合うことが大切です。

「成果が出ないから」と十分な時間を掛けずに施策をやめてしまうことのないように、はじめから長期的な視点で計画を立てておくことが重要です。

国の補助金を活用する

システムやツールの導入、アウトソーシングの活用を考える場合は、国の補助金を利用するのもおすすめです。ここでは、生産性向上のために活用できる3つの補助金をご紹介します。
※以下の補助金制度については、2023年4月時点の情報です。

ものづくり補助金

ものづくり補助金は、中小規模事業者が働き方改革・賃上げ・インボイス導入など、さまざまな制度変更へ対応するための支援策として設けられた補助金です。革新的なサービス開発や生産プロセスの改善、試作品開発などの設備投資に対して補助金を受けられます。

小規模事業者持続化補助金

小規模事業者持続化補助金とは、小規模事業者や一定要件を満たした特定非営利活動法人に対して適用される補助金です。前述のものづくり補助金と同様に、働き方改革・賃上げ・インボイスなど、さまざまな制度変更へ対応するための支援策として制定されました。

小規模事業者持続化補助金の補助対象には、小規模事業者などによる販路開拓といった取り組みの一部も該当します。

IT導入補助金

IT導入補助金とは、新しくITツールやシステムを導入する際に、初期費用や月額費用の一部を補助することを目的とした補助金です。ソフトウェア費用や最大1年分のクラウド利用料、導入関連費など幅広いITツールが対象となっており、生産性向上のためのシステム導入を検討している企業におすすめです。

まとめ

生産性を向上させることによって、市場における競争力の強化や、従業員のモチベーションアップが期待できるとされています。
生産性向上の施策はさまざまですが、事前に社内で目的を共有し、長期的な視点で取り組むことを意識することが大切です。パソナ日本総務部では、労働生産性向上のための方法をご提案する「総務コンサルティングサービス」を提供しています。適切なプランでの労働生産性の向上を目指すのであれば、ぜひ一度お問い合わせください。

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