防災備蓄品管理BPOサービス(防災備蓄品管理代行・アウトソーシング)
手間のかかる管理業務をお任せ!『防災備蓄品管理BPOサービス』
![防災備蓄品管理BPOサービス(防災備蓄品管理代行・アウトソーシング)](../../vc-files/service/emergency-supply-management/emergency-supply-management_icon.png)
企業が災害への備えを進める中で、ポイントとなるのが防災備蓄品の適切な管理です。
『防災備蓄品管理BPOサービス』は、貴社の防災備蓄品管理業務を代行することで防災ご担当者様の負担を大幅に軽減するアウトソーシングサービスです。
防災備蓄品管理について、こんな課題はありませんか?
防災備蓄品は「買えば終わり」ではありません。いざという緊急事態発生時に安心して利用できるよう、日ごろから適切に管理することが重要です。
しかし、従業員数が多く備蓄品のボリュームが大きい企業様や、各地に複数拠点をお持ちの企業様においては、備蓄品管理に関するさまざまな課題を抱えておられるケースがあるようです。
- 備蓄品管理は繁閑の波があり、繁忙期の人員配置に苦労している……
- 各拠点への納品や棚卸しの連絡調整に、多くの手間がかかり負担が大きい……
- 備蓄品管理は現場任せになっていて、各拠点の整備状況が把握できていない……
防災備蓄品管理BPOサービスとは
パソナ日本総務部の「防災備蓄品管理BPO※サービス」は、貴社の防災備蓄品管理業務を代行するアウトソーシングサービスです。
備蓄品の管理に関する課題やご要望を丁寧にお伺いし、貴社にとって最適でムダのない業務運営体制を提案、構築し業務代行いたします。
※BPOとは「Business Process Outsourcing(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)」の略称で、自社業務を外部の専門業者に委託する事を指し、業務委託やアウトソーシングとも言います。
防災備蓄品管理の対応業務例
防災備蓄品管理代行業務の一例です。
さまざまな業務の組み合わせや、例には無い業務も対応可能な場合がございますので、お気軽にご相談ください。
棚卸し作業
- 棚卸しの実施
- 在庫商品の明細、賞味期限・使用期限の確認
- 備蓄品の写真撮影
- 倉庫内の整理
- 棚・パレット配置のアドバイス
- 耐震施工の実施、耐震安全の点検
- 倉庫のレイアウト図面作成
全国拠点の棚卸し集約・一元管理
- 棚卸しの実施ルール策定
- 各事業所ご担当者様へ棚卸し実施依頼、問い合わせ対応
- 棚卸し実施結果の情報集約
- 各事業所の棚卸しデータ入力(Kuranosuke等の備蓄品管理システムやExcelなど)
- 本社防災ご担当者様へのレポート
防災備蓄品の新規購入・期限到来時の買い替え
- 備えが不足している備蓄品のアドバイス
- 賞味期限・使用期限切れが近い備蓄品のピックアップ
- 口コミ評価の高い備蓄品のご提案
- 見積書の作成
- 予算取り用の社内説明資料作成
- 各備蓄品メーカーへの発注、納期調整
- 納品先ビル側へ搬出搬入届の提出、調整
- 納品立会い
- 賞味期限・使用期限を考慮した保管場所の整理
備蓄品管理システム・Excel等へのデータ登録
- 新規購入・買い替え・棚卸し等、各種データの登録
- 賞味期限・使用期限到来前のアラートメール送信設定 ※備蓄品管理システム「Kuranosuke」ご利用の場合
非常持出袋の調整
- 最新の人事データに基づいた、非常持ち出し袋の部署毎配置数の調整
- 非常持ち出し袋内の賞味期限・使用期限管理(買い替え購入・送付、交換作業)
不用備蓄品の引き取り
- 賞味期限・使用期限切れが近い備蓄品のピックアップ
- 不用備蓄品引き取りの手配、納期調整
- 不用備蓄品引き取り時の立会い、現場管理
防災に関する啓発活動
- 防災意識向上セミナーの企画、実施
- 備蓄品使用方法の説明動画制作
- 防災啓発用ハンドブックの企画、制作
サービス実施体制
貴社が業務代行を希望する規模や範囲、対応時期などを綿密にヒアリングのうえ業務実施体制をご提案いたします。
例えば、半常駐型とスポット型の組み合わせなど、複数の実施体制を組み合わせることも可能です。
常駐型・半常駐型
- 貴社オフィス内に常駐し、日々の防災備蓄品管理業務をフルサポート
- 月に数日間のみ対応する半常駐型や、オンラインによる遠隔対応も可能
- 防災備蓄品管理業務と、総務など定型業務との組み合わせにも対応
季節型
- 防災備蓄品の入れ替えなど、年に数カ月間の繁忙期のみを集中的にサポート
スポット型
- 備蓄倉庫内の棚卸し作業や、倉庫間の備蓄品移動など数日間のスポット業務をサポート
防災備蓄品管理BPOサービスのメリット
![防災備蓄品管理BPOサービスメリット](../../vc-files/common/icon_check_01.png)
防災備蓄品の管理業務を「まるごと一括」や「必要な業務だけ」など、自由にカスタマイズのうえお任せいただけます。
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繁閑差に応じ柔軟な運営体制が設計できるため、コストパフォーマンスに優れています。
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日本全国各地への出張にも対応いたします。
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当社は外部の防災専門家と提携。
企業防災に関するさまざまなご相談に対し、専門的な知見を活かしたサポートを実施いたします。
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防災備蓄品の管理工程マニュアル作成や従業員への防災教育・研修、新規購入に伴い不用となった備蓄品の無料引き取りや寄付対応など、防災に関する業務全般をサポートいたします。
サービスの流れ
STEP1
- ヒアリング
- 防災備蓄品の管理業務に関する、貴社の現状や課題などを詳しくお伺いします。
STEP2
- ご提案・お見積り
- ヒアリング内容に基づき、管理代行を実施する業務範囲や実施体制のご提案と共に、お見積りをいたします。
STEP3
- 業務設計(対応範囲・実施体制の決定)
- 業務内容を詳細にお伺いし、業務フローや発生頻度、必要工数などを整理のうえ管理代行の実施体制を構築します。
STEP4
- 業務委託契約書の締結
STEP5
- 防災備蓄品管理代行(アウトソーシング)の運用開始
- 貴社業務を担当するスタッフの採用や教育指導、労働時間の管理はすべて当社にお任せいただけます。
STEP6
- 定期報告・業務改善
- 業務の状況は定期的にご報告します。また貴社と都度、より適切な業務フローなどを協議し改善を進めます。
防災備蓄品管理BPOサービスの料金
防災備蓄品管理BPOサービスは、お客様のご要望や対応する業務内容に応じてアウトソーシング実施体制をカスタマイズし、ご提案いたします。
そのため、まず貴社のご希望条件などをヒアリングし、対応する業務内容や範囲、業務量に応じて個別にお見積りいたしております。
ぜひお気軽にお問い合わせください。
サービス導入事例
パソナ日本総務部の「防災備蓄品管理BPOサービス」をご導入頂いている、事例の一部をご紹介します。
大手不動産会社様の導入事例
- 約70カ所の備蓄倉庫を保有。
備蓄品購入の度に発生する納品立会いと、現地との連絡調整に手間がかかっている。
- 納品立会い業務と周辺業務を一括代行。
ビル毎に異なる業者入館・搬入・高さ制限などの情報を集約しマニュアル化も実施。
防災ご担当者様の負担が大幅に軽減され、防災計画立案など本来のコア業務に専念できる環境が実現した。
- 備蓄倉庫での棚卸し作業に、膨大な時間と手間がかかっている。
また、作業人員も不足している。
- 棚卸し作業と周辺業務を一括代行。
全備蓄倉庫の初回棚卸しを綿密に行う事で、その後は差分確認のみで済む体制を実現。
備蓄倉庫は増加する一方だが、スケジュール通りの棚卸しが実現できており、使用期限切れなどの管理エラーも減少した。
大手生命保険会社様の導入事例
- 全国約100拠点で年2回、棚卸しを実施中。
本社総務部から各拠点への作業指示・結果集約が一時期に集中し負担が大きい。
- 各拠点への連絡、調整、問い合わせ対応を一括代行。
一部大型拠点での大規模棚卸し作業も支援。
各拠点との煩雑なやり取りをすべてアウトソーシングすることで、総務ご担当者様の繁忙期の負担が大幅に減少。また、問合せ対応内容の標準化も実現した。
- 拠点により在籍人数が異なり、それぞれの必要数に応じた備蓄品調達に手間がかかる。
また、各拠点での廃棄手配も負担である。
- 全拠点の備蓄品購入、産廃業者手配を一括代行。
不用品引取りサービスも活用しコスト抑制。
従来は産業廃棄物処理業者を全国各地で手配する作業工数と、廃棄に必要なコストが負担であったが、これらを大きく抑制することができた。
よくあるご質問
防災備蓄品管理BPOサービスに関する、よくあるご質問をまとめています。
サービスの詳細やご不明点については、「お問い合わせ」からお気軽にご連絡ください。
担当者からご説明させていただきます。
- どのような規模の会社から対応できますか?
-
会社の規模を問わず、防災備蓄品管理BPOサービスをご利用いただけます。
ただし以下のようなご状況の場合、さらに導入メリットを感じていただけると考えております。
・日本全国各地に、複数の営業拠点や備蓄倉庫をお持ちの場合
・保管する防災備蓄品の量が多い場合
- 防災備蓄品の管理業務をBPO化(アウトソーシング)するメリットを教えてください。
-
防災備蓄品の管理業務は、棚卸しや備蓄品入れ替えなどの一時期に業務が集中しがちです。
そのため、繁忙期にはこれ以外のルーティン業務が滞ったり、時間外労働が多く発生したりする恐れがあります。
備蓄品管理業務を当社にお任せいただければ、安定した対応と品質向上が期待できます。
またタスク単位ではなく、業務プロセス全体についてもお任せいただくことで業務効率化が図れます。
- 備蓄品管理を人材派遣で行う場合と、BPO(アウトソーシング)で行う場合との違いを教えてください。
-
両者には関連法規など、さまざまな違いがあります。特に大きな違いとしては「業務の指揮命令」「労働時間管理」が挙げられます。
【業務の指揮命令】
・人材派遣:貴社(受入企業)の従業員から、派遣社員へ業務の指揮命令が必要
・BPO:業務遂行について、すべて当社(BPO事業者)に一任できる
【労働時間管理】
・人材派遣:時間外労働など、労働時間管理の責任はすべて貴社(受入企業)が負う
・BPO:すべて責任は当社(BPO事業者)が負う
なお業務内容や業務量、対応範囲によってBPO・人材派遣の向き不向きがございます。詳しくはお問い合わせください。
- 防災備蓄品の新規購入だけや、買い替えの相談だけでも対応可能ですか?
-
はい、対応可能です。
当社は防災備蓄品メーカーではありません。そのため、特定のメーカーや銘柄に依存することなく、貴社にとって「何が・どれ位・どういった理由で必要か」の根拠ある提案をいたします。
また、買い替えに伴い不用となった食料備蓄品などを無料(諸条件あり)でお引き取りするサービスもございます。
詳しくは「防災備蓄品ワンストップサービス」をご覧ください。
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