アウトソーシングとは？なぜ需要があるのか、適している業種・業界なども紹介
アウトソーシングとは？なぜ需要があるのか、適している業種・業界なども紹介
人手不足などの影響で、近年アウトソーシングの活用に注目が集まっています。とはいえ、どのようなものなのかを具体的に把握している人は多くないかもしれません。 そこで今回は、普及が進むアウトソーシングの基本から解説し、メリットや求められている理由、導入時の注意点やポイントなどを掘り下げていきます。
そもそもアウトソーシング・BPOとは？
「アウトソーシング（Outsourcing）」とは、ビジネスのうち特定の業務の一部もしくは全てを専門業者へ委ねるもので、日本語では「外部委託」などともいわれる経営戦略です。バックオフィス部門など、直接的に利益をうまない「ノンコア業務」を委託して人的リソースの有効活用を試みたり、自社にノウハウのない業務を円滑に進めたりする際に用いられます。
専門業者に一定のコストを支払うことで業務効率の改善やクオリティの向上、人手不足問題の解消といった効果も見込めるサービスで、後述するさまざまな背景から需要が拡大しています。
なお、アウトソーシングのなかでも、特に一連の業務プロセスをプロフェッショナルへ一任することができるサービスは「BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」と定義されています。外部業者に対象となる業務のプロセス設計や企画などコンサルティングの段階から委託可能なことから、特に近年は高い人気を博しています。
パソナ日本総務部では、長年にわたって人材関連事業を展開してきたパソナグループのノウハウと、世界的に多種多様なビジネスを営んできたパナソニックグループの総務業務を受託して培った経験を活かし、企業のさまざまな悩みを解決するBPOサービスを提供しています。
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BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）
BPOとは「Business Process Outsourcing」の略称です。アウトソーシングのなかでも、主に事業運営の根幹にかかわる人事・総務・経理などの部門における、単純作業ではないが日々ルーティン的に発生する業務を中心に、外部委託業者へ業務代行を依頼する場合に使われます。
BPOで代行する業務の主な例として、人事部門における採用業務や勤怠管理・年末調整業務、総務部門における従業員からのさまざまなリクエスト対応や、総務が管轄する施設やファシリティの管理業務、経理部門の経費処理業務など、いわゆる「バックオフィス業務」と呼ばれるものが多いようです。
ITO（IT アウトソーシング ）
ITOとは「Information Technology Outsourcing」の略称です。ITに特化したアウトソーシングを指す言葉で、主にシステム管理や運用・保守など、IT業務全般のアウトソーシングを依頼する際に用いられます。
システム管理のほかにも、従業員が日々使用するパソコンの資産管理やセキュリティバッチ対応、社内ヘルプデスクやセキュリティ構築・維持、社内ネットワーク運用など、情報システムやITに関わるさまざまな業務を任せられます。
KPO（ナレッジ・プロセス・アウトソーシング）
KPOとは「Knowledge Process Outsourcing」の略称です。主にデータ収集・分析業務やデータ加工業務など、プロセスの定型化が難しく人間の判断が必要な知的業務全般のアウトソーシングを依頼する際に用いられます。
KPOは戦略立案や経営計画の策定など、企業の将来的な展望を決めるためのデータ分析を必要とする場合に、よく活用されるアウトソーシングです。 加えて、医療系の研究開発における治験データの収集や、新規開業にあたって市場調査を行う際に取り入れられるケースもあります。
アウトソーシングを活用するメリット・デメリット
アウトソーシングの意味や定義について簡単に整理できたところで、続いてアウトソーシングを活用するメリットやデメリットを見ていきましょう。
アウトソーシングのメリット
ビジネスにおいてアウトソーシングを活用するメリットは、主に3つの要素に大別されます。
1.コストの削減
企業経営にはいわゆる「ヒト・モノ・カネ」の資源が不可欠で、ビジネスの展開にはさまざまなコストが発生します。そのため、業務の内製化にこだわる組織も多いでしょう。
しかし、内製での業務遂行は思いのほか負担が大きく、企業売上の増減に関係なく一定かつ多額の人件費などの費用が固定費として発生してしまいます。
アウトソーシングを適切に活用すれば、その固定費を変動費化することができます。また、それまで内製による業務遂行で必要とされていた人件費だけでなく教育、マネジメントや労務管理にかかる工数やコストなども抑えることができ、全体的なコストの削減を見込めます。
2.人手不足の解消
業界を問わず慢性的な人材難が問題視される現在では、定型業務や判断が伴わないようなルーティン業務へ組織の人的リソースを割くことが難しくなりつつあります。
アウトソーシングを導入すれば、限られた人員をより優先すべき業務へと割り当てることが可能になるため、結果的に人手不足の解消へとつながると言えます。
3.業務効率化・品質向上
BPOなどの各種アウトソーシングサービスを提供する専門業者の多くは、特定業務に精通したプロフェッショナルです。
そのため、外部委託することによって業務効率の向上やクオリティ、サービスレベルの向上といった効果も見込めます。
アウトソーシングのデメリット
反対にアウトソーシングのデメリットには、主に次の3点があります。
1.情報漏洩のリスク増加
大規模な情報流出事件なども起こり得る現在、ほとんどの専門業者においては厳重なリスク管理の上で各業務を代行しており、情報漏洩リスクは最小限に抑えられています。
とはいえ、やはり外部へ機密情報を共有する機会が増加すれば、その分だけセキュリティ上のリスクは増えるといえるでしょう。
2.業務ノウハウが蓄積されない
社外へ業務を委託することで、本来自社に残るはずのノウハウが蓄積されない可能性が挙げられます。そのため、アウトソーシング活用時においても要所ごとに自社内の担当者が関わり、積極的にパートナー業者と依頼業務に関するコミュニケーションを取ることが重要です。
単なる業務の丸投げは避けるべきでしょう。
3.適切なコスト配分が難しい
アウトソーシングでよくある問題として「結果的にコスト増につながってしまった」という事例があります。これは、自社にノウハウのない業務をアウトソーシングする際に発生しがちで、適切な納期やコスト、業務のオペレーションなどが発注者側で十分に判断できないことが原因です。結果として外注先に支払う報酬が、想定よりも高くなってしまうこともあるようです。
アウトソーシングの活用時には、委託する業務について社内においても理解を深めることが必要です。
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アウトソーシングの需要が高まっている理由や背景
アウトソーシングの需要が近年高まっている理由や背景として、大きく関係しているのが「慢性的な人材難」です。
少子高齢化の進行が止まらない現代においては労働人口が減少を続けており、業種・業態を問わずあらゆる場所で人手不足が問題となっています。
そのため、多くの企業では「限られた人員でさまざまな業務を遂行する」ことが求められています。営業活動や企業の未来を描く戦略的な取組みなど優先度の高い業務を進めるために、サポート的な業務や日常的なルーティン業務をアウトソーシングし、より優先度の高い業務へと人材を集中させる戦略が主流になりつつあります。
アウトソーシングに適した業界・業種は？
アウトソーシングと相性が良いとされる業界・業種としては、主に次の3つが挙げられます。
1.IT関連の事業
システム開発会社やSaaSベンダーなどのITビジネスでは、バックオフィス関連の業務はもちろん、特定のシステム開発業務やカスタマーサポート、さらにはインサイドセールスなどの営業に関わる業務などさまざまな領域をアウトソーシング化することが珍しくありません。
これは、加速度的に技術が発展し続けるIT業界に対応できる人材の育成が自社内では難しいことや、より効率的にビジネスを展開していくことが重要視される点、もともと業界全体に変化を受け入れやすい風潮があることなどが関係しています。
2.商品の製造・販売
商品の製造・販売などをメインビジネスとする企業などでは、近年OEM（他社ブランド製品の製造を代行すること）事業の展開も盛んに行われています。
そのため、例えば製品企画・開発は自社で行い、製造のみをアウトソーシングするなど柔軟な運用を行っている企業も多いようです。
3.店舗型ビジネス
実店舗の運営を要するサービス業・飲食業などのビジネスにおいても、複数の店舗における原価管理や在庫管理といった日常的に発生する業務をまとめてアウトソーシングする場合も珍しくありません。
自社ではあくまでメインビジネスの展開に注力し、管理業務は外注化している企業も多いようです。
アウトソーシングの導入を検討する上での注意点
アウトソーシングを導入する際に注意しなければならないのが、業務をどこまで外注化するかという判断です。ただ闇雲にアウトソーシングを取り入れるだけでは、そのメリットを活かし切れないケースが多いようです。
まず重要なのはコア業務とノンコア業務の見極めです。収益に直結するコア業務においては自社独自のスキームが業績に寄与している場合もあるため、社内リソースで運用する方が良いとされています。
反対に、ノンコアと言われる業務についてはその多くが定型化されている場合もあるため、社内リソースを割く必要性が低いと考えることもでき、優先的にアウトソーシングを導入できる領域といえるでしょう。 自社でノウハウを蓄積しつつ、より多くの人材を集中させたい領域は内製化を強めていき、そうでない領域には積極的にアウトソーシングを取り入れていくのが理想の形です。そのためにも、まずは各業務のプロセスやオペレーション体制を洗い出し、要不要を見極めることが重要です。
アウトソーシングの導入事例
ここからは、実際のアウトソーシングの導入事例を紹介します。
大手非鉄金属メーカー総務業務のアウトソーシング
非鉄金属資源・製錬や電子材料の製造・販売など、幅広く事業展開を行う大手非鉄金属メーカーでは「より自社従業員のチャレンジを促し、付加価値創出型人材を育成すること」と「フレキシブルな組織体制の構築」を目指し、パソナ日本総務部の「総務BPOサービス」を導入しました。
従来は事業部門単位で総務的な業務を担う庶務担当を配置していたため、全社的に業務プロセスや総務サービスの内容が統一されていない面があるという課題が生じていました。この課題を解決するために、パソナ日本総務部の「総務BPOサービス」によって社内のラウンジに、全社からの総務に関する問い合わせやリクエストを一括で受け対応する総務コンシェルジュ窓口を設置しました。
その結果、サービスの均一化に成功したこと、また同時に委託化したファシリティの維持管理を行う社内巡回業務とのジョブローテーションを活用した繁閑調整を実現できたことから、効率性アップにも貢献しています。
これからは積極的なアウトソーシングを検討する時代
業務のアウトソーシング化は運用に注意点はあるものの、多くの場合ビジネスを成長させるために有効な手段です。
組織におけるコア業務を見極めつつ優先度の低いノンコア業務を中心に、積極的なアウトソーシング化を推し進め、限られた人材をビジネスの発展に生かすことがこれからの企業経営に求められる姿勢といえるのではないでしょうか。
パソナ日本総務部では、戦略的な総務業務を実現する「総務BPO」を提供しています。総務業務のアウトソーシングをお考えの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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パソナ日本総務部のBPOソリューション
BPO(業務委託）で自社のコア業務に人材・資源を集中する
当社の強みは、「社会の問題点を解決する」というパソナの企業理念の下に培ってきた人材活用ノウハウと、総合電機メーカーであるパナソニックでの多種多様な業務経験をベースに、あらゆる業種業態のビジネスプロセスを分析し、ノンコア業務とコア業務を適切に振り分け、課題整理、業務設計、運用改善を実施します。そして、貴社がコアビジネスに人材・資源を集中できる環境を作ります。
知力と現場力が組み合わさった提案力
パソナ日本総務部が考えるBPO（業務委託）とは、一般的な「業務整理」だけではなく、企業の未来を実現するための「業務改善」を指します。時には、「業務改革」と呼べるような劇的な変化をもたらすこともあります。
そのために必要な人材が、設計を行うコンサルタントと、それを実現するプロジェクトマネージャーです。多面的な知識を有したコンサルタント陣が、経営陣へのヒアリングなどを通して現状を把握。綿密な分析を経て、それぞれのコア・ノンコア領域を整理し、BPOの設計を行っていきます。
その後、プロジェクトマネージャーが、コンサルタントの設計を実現すべく、業務の再現性などを考慮しながら、BPOを実現していきます。
