「管理総務」から「戦略総務」に！総務が変わるための方法とは？
「管理総務」から「戦略総務」に！総務が変わるための方法とは？
社会の大きな変化とともに感染症対策だけでなくワークプレースや事業活動における様々な課題に対して総務の役割は重要度を増しています。
しかし、重要度が増している今だからこそ総務の役割についてお悩みの方も多いのではないでしょうか？
そこで今回は、戦略総務をはじめ日本の総務の位置付けや総務が変化していくための5大原則などについてご紹介します。
戦略総務とは
戦略総務とは、これまでのような奉仕型ではなく、会社の経営をより良いものにするために自ら進んで改革を行う「総務のプロフェッショナル」のことです。「この会社が抱える問題は何か」「それを解決するためにはどうしたらいいのか」を常に考え、経営陣に伝え、実行する。この能動的な業務を行うことが戦略総務です。
総務とは
総務が行う業務は、備品管理や来客対応、秘書業務、他部署のサポートなど多岐にわたります。場合によっては、人事や経理など専門部署が行う業務を任されるケースもあり、いわば総務はオールラウンダーといっても過言ではありません。
しかし、時代・社会環境の変化に伴い、総務に求められる役割も大きく変化しています。
たとえば、現場の声を聞き、改善策を考えて経営陣へ提言する立場には、多くの部署と関わる総務が適しているといえます。従業員一人ひとりの声をもとに、「従業員はどういう労働環境を求めているのか」「どうしたら今以上に効率よく業務をこなせるのか」「従業員のモチベーションを保つにはどうしたらいいのか」などを考え提言することで、よりよい労働環境へ近づけることができるのです。従業員が本当に働きやすい会社にすることは、生産性の向上につながり、結果として業績のさらなる 躍進につながります。
日本の総務の位置付け、領域
企業では、昔から「商品開発」「設計」「製造」「販売」といったコア業務を行う人たちのサポート業務が必要とされており、それが総務業務の主軸でした。しかし、社会構造が複雑化したことでサポート業務は細分化し、新たに「人事部」「財務部」「IT担当部署」などが誕生したのです。
それにも関わらず、「総務」という部署は変わらずに残ったまま。現在の総務領域を定義づけるならば、「ノンコア業務の中の専門業務以外の総て」を行う部署。総務という言葉は「総てを務める」と書くのに、実際はそうではないのです。
一方海外では、総務は「ノンコア業務の中の専門家領域以外のことを行う専門家＝総務のプロフェッショナル」として認識されています。また、世界的にはインハウス（社内）のリソースを戦略分野に注ぐことが主流になっています。その下にある「実務」をアウトソーシング専門会社に任せるだけでなく、業者に「管理」までも任せることが増えてきたのです。
しかし、日本においては、管理までアウトソーシングに任せる企業はまだ少ないのが現状です。また、総務に気軽に人を増やすことは少々困難かもしれません。だからこそ外部にメンバーを作り、インハウスチームの延長とすることで、自分たちの業務領域をパワーアップさせることができます。「外部に任せられる仕事は任せる、任せられない仕事は自分で行う」、そう決めることが大事なのです。
総務が変化していくための5大原則
戦略総務として会社を変えていくには、まず総務自身が変わらなければなりません。総務が変わるためには、次の5大原則を実行することが重要です。
総務系経費の見える化
多くの企業では本社の下に子会社や事業部が存在し、経理部や人事部、ITなどはこれらを管理する体制が整っています。しかし総務だけは本社に存在し、総務系の経費が子会社や事業部に割り当てられている、という状況が多いのです。必要なのは、これらすべての総務系経費を一括で管理することです。
総務系経費の「捕獲」
総務系経費の見える化を行うためには、「総務が自ら情報を取りに行く＝捕獲する」ことが必要です。すなわち、「会社の計画に対する戦略」と「あなたの仕事に対する戦略」をとらなければいけません。
成果サイクルを使った改善文化
総務の改善とは「正常時」の状態を改善することです。正常時の改善は気づきからくるのです。
時代・テクノロジーの変化を理解して語る
会社の文化やワークスタイルは、会社の成功に大きく影響します。総務として、今後のテクノロジーを理解して導入することを提案しましょう。
総務プロの活躍の場
総務の仕事を一言でいうと「改善」です。日々課題を見つけて行動しやり続ける、その姿勢が「総務プロの活躍の場」をつくります。
総務白書の必要性
総務白書は「総務の見える化」「総務の課題」「会社の成功」についての報告書です。通常、各部署は経営陣が作成した中期計画に対して自分たちの役割を考えます。しかし、総務は部署横断的に総務としてのやることを考えなければなりません。総務としての指標を作り、成功しているかどうかを判断、そして語れるようにします。つまり総務白書は、全部署の現状や課題がわかるものでもあるため、経営陣が経営判断を行うためにも必要なものなのです。
総務白書作成の注意点
総務白書を作成する際の注意点には、以下の3つがあります。
月毎に目標達成度と成功に向かっているか否かをレポートにする
総務白書は、会社の中期経営計画に基づいて、社内の各部署の目標と連動してさまざまな数値目標や指標をデータベースにインプットしてつくるものです。そして、総務白書は年に一度だけ作成されるだけのものではありません。それぞれの部署がどの程度目標を達成しているか、成功に向かっているかどうかを、毎月の「進捗レポート」によって各部署の責任者に報告されるものでもあります。
基本的に進捗レポートは、完璧を求めず「出すこと」に注力することが大切です。ただし、数値に落とし込む努力はしなければなりません。会社の経営計画に目線を合わせ、現在の進捗状況を見える化することが目的だということを忘れないようにしましょう。
対象スコープを決めて数値で表現する
対象スコープは「ハード系」「サービス系」「資産」「運営」の4つに大別できます。これらすべてを白書にまとめ、かつお金で表現します。業務ではなく白書ですから、いくらをどう使って、どのような成果が出たのかをまとめる必要があります。
総務業務を必ずリスト化する
総務業務の一覧表を作りましょう。業務のリストアップからスタートして、一つひとつに対して誰が管理しているかを調べて記載していきます。多岐にわたる業務を見える化し、ブラックボックスを防ぐためにも必ず行ってください。
まとめ
これまでの総務の仕事というと、経営陣（上流）から言われたことを部下や委託会社、ユーザー（下流）に伝えることが主だったかもしれません。そんな中、本来の総務の仕事を全うしようとしたら、あなた自身がもっと経営陣（上流）を見る時間をつくらなければなりません。
本来、経営陣が総務に期待していることは「もっと上（経営陣）を向いて仕事をすること」です。そのため、お願いされたことを実現する従来型の「管理総務」から脱却し、会社に尽くす立場にいながらリードする存在になる「戦略総務」を目指す必要があるのです。
とはいえ、総務は会社の中で経営に関する直接的な権限を持っていません。そのため、総務は社員がついていきたくなるような影響力を持つことで、リーダーシップを発揮してください。また、社員の成功があなた自身の成功になると考えて、リーダーシップを発揮し会社を成功に導いてください。
つまり、「会社に尽くす立場」から「会社をリードする存在」になるリーダーシップを発揮することが、総務が会社に貢献できる「戦略総務」へ生まれ変わるために必要なことです。
戦略総務へと進化するための最大の課題は、あなた自身が時間を捻出すること。業務内容を見える化し、内部・外部を含めた関係者に相談しながら、さまざまな解決方法を検討しましょう。その中のひとつが日常業務を外部委託する「アウトソーシング」といえるでしょう。
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特に昨今は社会の大きな変化とともに総務業務の重要度が増しています。
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監修者プロフィール
株式会社パソナ日本総務部
BPO事業推進専任シニアアドバイザー
一般社団法人FOSC シニアアドバイザー
株式会社エフエム・パートナーズ・ジャパン 代表取締役社長
クレイグ カックス 氏
・戦略総務、FM CREDO（エフエム クレド）、総務成功12カ条の発案者、推進者
・日本における「総務のプロ」を育成する第一人者
外資系FM企業の役員、事業部長などの重責を歴任。
日本の総務業界がもっと輝くような存在になることをサポートしたいと考え、2008年株式会社エフエム・パートナーズ・ジャパンを設立。
一般社団法人FOSCのシニアアドバイザーも務める。
2018年株式会社パソナ日本総務部のBPO事業推進専任シニアアドバイザーに就任。
