総務アウトソーシング（総務代行）とは？外部委託可能な業務や料金相場を紹介
総務アウトソーシング（総務代行）とは？外部委託可能な業務や料金相場を紹介
企業の運営を支える「縁の下の力持ち」的ポジションといえば、社内のさまざまな業務を請け負う総務部門でしょう。
人材の管理や採用などを専門的に行う人事部門や、社内の金銭フローを統括する経理部門、法律に関する仕事を行う法務といった他のバックオフィスに比べ、より業務範囲が広いことが総務部門の特徴のひとつです。
業種・業態や組織規模によっては総務部門を構えていない場合や、人事・経理・事務などのタスクもまとめて総務で担っている場合もあるでしょう。
今回はそんな総務部門が担う業務をアウトソーシングするメリット・デメリットを確認しつつ、実際にアウトソースを進める上でのポイントや注意点についても説明します。
総務アウトソーシング・総務代行とは？
総務アウトソーシングとは、企業の総務部門が抱える多種多様な業務を外部業者へ委託することを指します。法務や経理、人事などとは異なり、さまざまなタスクを内容に応じて外部委託することになるため、企業によって外部委託する内容はさまざまです。
そのため、総務業務のアウトソーシングを考える上では「何が課題となり、どのような問題が生じているか」を確認した上で、委託化する業務を決める必要があります。
総務アウトソーシング・総務代行が必要な理由・背景
総務業務のアウトソーシングが必要である理由はさまざまですが、主な背景としては「人材不足」「コスト・工数の削減」「生産性向上」といった要素が重要視されていることが挙げられます。
日本における高齢化の進行や労働人口の減少は大きな問題となっており、 2022年の内閣府発表においても、高齢化率（全人口に対して65才以上が占める割合）が28.9％になったと示されています。
世界の中でも著しく高齢化が進んでいるとされる日本では、若年層や労働人口が大きく減少し、業界を問わず慢性的な人材不足に悩まされています。そのため生産性の向上や工数、コストの削減などが重要な経営課題とされており、「自社内のメンバーだけですべての業務を担う」といった従来のスタイルが成立しづらくなっているのです。
このような状況を改善するために求められているのが、自社内のメンバー以外でも対応が可能な定形業務のアウトソーシングです。
当然、企業経営において総務部門が欠かせないことは言うまでもありませんが、限られた人材の力を生かすためには総務部門などバックオフィスの定形業務を、専門業者の手に委ねることが必要になりつつあります。
総務アウトソーシング・総務代行で依頼可能な業務とは？
総務アウトソーシングで依頼可能な業務は多岐にわたります。例えば、次のような業務が依頼可能です。
- 受付業務
- オフィス、建物の維持管理業務
- 備品発注、管理業務
- 社内問い合わせ対応業務
- メール室運営業務
- 文書管理
- 防災備品管理
- パソコン、業務用スマートフォンなど情報端末管理
- 社有車管理
- 契約書管理
- 社内・社外イベントの企画／運営
- 株主総会の運営業務
- 社宅管理
- 業者対応
これらの他にも、総務が管轄するさまざまな業務をアウトソーシングできる可能性があります。
総務業務は社内の環境維持にとって重要ですが、その内容はバラエティに富んでいます。同じ総務の仕事であっても、性質が異なる業務を限られたメンバーで同時に行うことは負担が大きいものです。
次章にて詳しくご紹介しますが、手間がかかる業務であるが、日々ルーティン的に行うような業務を中心に総務アウトソーシングを利用することで、社員の戦力をより集中したいコア業務に充てることが可能になります。
総務アウトソーシング・総務代行のメリット
では、総務部門の抱える業務をアウトソーシングすることで、どのようなメリットがもたらされるのでしょうか。ここでは、アウトソーシングがもたらす3つのメリットについてご紹介します。
コア業務に集中できる
まず考えられるのが、ビジネスの展開と直接的に関わる「コア業務」へ社内の人的リソースを集中できるようになることです。
どのような企業にも主軸となるビジネスが存在します。これは、「事業ドメイン」などの用語で説明されるような事業活動の内容や領域、ターゲット範囲などを含むもので、業績を左右する重要度の高いコア業務です。それに対し、総務などバックオフィス部門が請け負うのは、主にコア業務を円滑に進めるためのサポートを行う「ノンコア業務」です。
総務アウトソーシングの導入でノンコア業務を外部に委託することで、従来ノンコア業務に対応していた社員の人的リソースをコア業務に集中させられます。つまりアウトソース化により、業績の向上やビジネスの拡大などが期待できると言えるでしょう。
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コスト削減につながる
コスト削減につながることも、総務アウトソーシングのメリットのひとつです。
総務アウトソーシングを利用すると、固定費としてかかっていた総務部門の社員人件費が、外部委託契約となるため変動費の扱いとなります。また業務の繁閑や会社移転、株主総会など大型プロジェクトの発生時期によって異なる業務量に合わせたコスト配分が可能になります。
総務アウトソーシングは、契約時にあらかじめ業務工数や人工などに応じた委託金額を定めたうえで業務を行います。繁忙期の残業時間や休日出勤などで変動しがちな人件費と比べて、年間の予算計画も組みやすくなるでしょう。
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業務のクオリティを底上げできる
さまざまな企業の総務業務を専門的に請け負った実績のある総務アウトソーシング会社であれば、社員が対応するよりも、業務のクオリティを底上げできるといったメリットも期待できるでしょう。
総務が担当する業務はとても幅広い上に、担当部門が明確でない業務の問合せなどが総務に入ることも多くあります。また通常業務に加えて、会社移転やレイアウト変更など大型プロジェクトへの対応も総務に求められることがあり、すべての総務業務に対して常に一定のクオリティを維持することは大変難しいものです。
そこで総務アウトソーシングを活用すれば、プロが総務業務のクオリティを維持しながら対応してくれるため、自社の従業員が新たな取組みやアイデアが求められる業務に集中できる環境を整えやすくなります。
総務アウトソーシング・総務代行のデメリット
総務アウトソーシングにはコスト面でもクオリティ面でも大きなメリットがありますが、一方で以下のような懸念点があることも事実です。
ノウハウが社内に蓄積されにくくなる
まず大きな懸念点とされるのが、業務のプロセスや実務の処理に関するノウハウが社内に蓄積されにくくなることです。
外部委託によってそれまで内製で進めていたタスクが社内から離れるため、一度アウトソーシングを進めると再び内製化を行う時にノウハウや知識の不足に悩まされる場合もあるでしょう。
セキュリティ面でのリスクが考えられる
情報漏洩やサイバー攻撃といったセキュリティ上のリスクを抱えることも懸念されます。もちろん、多くのアウトソーシング先では高水準の情報セキュリティ体制を整えているものの、やはり社外に業務に関する情報を共有すること自体に相応のリスクが内在すると言えるでしょう。
ほかにも、イレギュラーな処理の依頼など柔軟性が求められる場面との親和性の低さや、新たに外部企業との契約することになるため金銭面での大幅なコスト削減効果は見込みにくい、といった事柄が想定されます。
とはいえ、そもそも総務業務のアウトソーシングはコスト削減だけを目指して導入されるものではなく、むしろ人的コストや業務の管理工数といった全体的な問題を改善するために非常に効果的です。むしろ社内ですべての業務を担うこと自体にさまざまなデメリットがあるため、結果的に委託化のメリットの方が上回ると考えられます。
総務アウトソーシング・総務代行のポイント・注意点
最後に、総務アウトソーシングを実際に進める際のポイントや注意点についてご紹介します。
アウトソーシング時には「目的」と「範囲」を明確に
総務アウトソーシングといっても、すべての総務業務を、丸ごと依頼することは少ないでしょう。多くの場合、業務内容と優先順位を検討し一部の業務を外部委託する運用方法が採用されます。
まず考えるべきは「何を目的にアウトソーシングを利用するか」を明確化することです。組織によって業務上の課題はさまざまで、人材不足が深刻な場合や総務にタスクが集中しているなど多岐にわたります。そのため事前に課題を洗い出した上で、その課題解決につながる業務を外部委託することから始めていくとよいでしょう。
加えて、委託する業務の内容や範囲についてもなるべく検討段階の時点で明確化しておくことをおすすめします。
総務アウトソーシングを請け負う専門業者はプロフェッショナルですが、依頼元の企業によって業務内容や運用ルールは大きく異なるため、細かく依頼の内容や業務範囲を指定しなければ、十分なパフォーマンスを発揮することが難しい場合があります。業務処理の対応範囲や権限、判断をゆだねる範囲などをあらかじめ定めておき、イレギュラーの発生時には総務アウトソーシング会社からのエスカレーションを受け社内メンバーが対応する、といったスタイルが一般的です。
情報共有を継続的に行う体制づくり
総務アウトソーシングを活用する上で重要となるのが、情報共有の体制を整えることです。
総務部門をアウトソーシングする際の懸念点として「社内にノウハウが蓄積されづらい」ことを前述しましたが、これは情報共有が不十分な場合に発生しやすい問題です。
そこで、「どのようなプロセスで業務を行っているか」「どのような問題が発生したか」といった業務に関する定期的な情報共有を徹底するよう、あらかじめルールを決めておくことをおすすめします。これにより、アウトソーシング導入後も業務の内容や流れ、知識などを社内で持つことができるでしょう。
総務アウトソーシング・総務代行の相場料金
総務アウトソーシングの相場料金は、その内容によってさまざまです。一般的には、委託する総務業務の内容や対応手順、発生頻度や処理に要する時間などを事前に調査し、アウトソーシング会社の対応範囲を明確にしたうえで個別に見積もりし費用を算出することになります。また業務内容だけではなく、総務アウトソーシング会社が対応する時間帯などの条件や難易度によっても、大きく料金が異なる可能性もあります。まずは総務アウトソーシング会社に相談することをおすすめします。
まとめ
人手不足や業務効率化の推進といった問題を受けて、総務アウトソーシングの重要性が認知されつつあります。派遣会社の利用などによってリソース不足などの問題を解消する方法もありますが、その場合でも従業員による指揮命令や、急な欠勤時には従業員がバックアップをせざるを得ないなどの問題は生じるでしょう。
特に工数削減や人的リソースの有効活用といった見地から考えると、外部委託がより有効に働くことが十分に考えられます。この機会に適切に業務の切り出しを行い、円滑なビジネスの展開を目指してはいかがでしょうか。
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