今回、パソナ日本総務部の「総務BPOサービス」を導入された、カールツァイス株式会社の総務統括責任者様に、アウトソーシングで得られたメリットや効果的なBPO運用のコツなどに関してお聞きしました。

カールツァイス株式会社　ロジスティクス／総務統括責任者　肥土純也様

貴社の事業内容を教えてください

肥土様
カールツァイス株式会社は、ドイツに本社を構える光学機器メーカーです。産業用から一般消費者向けまで、レンズに関わる製品を幅広く展開しています。
産業用としては、大学や研究機関、民間企業で使われる顕微鏡や半導体の製造装置、三次元測定機などがあります。他にも外科手術や白内障手術用の医療用顕微鏡なども扱っています。
また一般消費者向けには、カメラレンズやシネマレンズ、双眼鏡、眼鏡のレンズなどを製造販売しています。

総務経験ゼロを打開するために

BPO導入に至った、きっかけはなんでしょうか

肥土様
私はカールツァイスに入社して5年目です。元々はロジスティクスの責任者として入社したため、総務に関しては全くの素人でした。
立場上はロジスティクスと総務部の統括責任者ですが、実際に行っていたのはロジスティクスだけだったのです。ところが、当時の総務責任者が急遽退職してしまい、経験の無い中で総務の実務も見なければいけなくなりました。

なんとかなるだろうと軽い気持ちでいましたが、蓋を開けてみると総務はTHE KING OF 間接部門とも言えるもので、社内の色々な人からさまざまな相談が舞い込みます。内容によっては無理難題だと思うようなことも多く、とても対処しきれる状況ではありませんでした。

BPOなら自社業務の教育から運営まで担当してくれる

肥土様
そこで人材派遣の導入も検討しましたが、人が変わるたびに業務のレクチャーが必要で効率的ではないと思い、見送っていたのです。
そんなときにBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）の存在を知りました。

BPOは、アウトソーシングを提供する会社が人員を採用し、さらに業務に対する教育の責任を負います。この方が依頼する側としては楽だと考え、導入を決定しました。

パソナ日本総務部の機動力や拡張性に魅力を感じて

左：株式会社パソナ日本総務部　西日本BPO営業部　部長　田中貴士（導入時営業担当）
右：株式会社パソナ日本総務部　東日本BPO事業本部　東日本営業部　BPO運営チーム　マネージャー　西村一（現営業担当）

BPOをパソナ日本総務部に依頼した理由を教えてください

肥土様
まず当社の購買基準として、3社以上の企業から選ぶ必要があります。そこでパソナ日本総務部と既存の委託先、もう1社の合計3社にBPO実施体制を提案していただきました。そこで提案内容、価格、営業担当者の対応を総合的に判断した結果、パソナ日本総務部に決定しました。

当社は東京以外にも仙台、名古屋、大阪、福岡に拠点がありますが、各拠点における総務業務を効率化する必要もありました。そのため将来的にBPOを横展開で広げていくことを考えた時に、拠点数や規模を考慮すると、パソナ日本総務部の機動力や拡張性が最も有効だと判断したのも採用を決めた理由の一つです。
また、当時のパソナ日本総務部の営業担当の方が、かなり情熱的に提案してくれたことも大きな決め手でしたね。

BPOはどのような体制で運用されていますか？

肥土様
BPOで対応いただいている総務業務は主に、社宅・社用車・駐車場の管理や荷受け業務、 各従業員の名刺作成や日々の備品購入手続きなどです。

これらの業務を現場リーダー1名、メンバー2名の計3名で担当して頂いています。また営業担当の西村さんが毎週、現場の確認のために来社し運用をしっかりサポートしてくださっています。

BPOが順調に進むまでの苦労はありましたか？

肥土様
導入当初、一時的にBPOメンバーの定着率が低い時期がありました。私はこの会社がとても好きなので、自分自身が好きな会社を辞める人がいるのが辛く、何とかしたいと思いました。

定着しない理由を調べると、BPOメンバーだけでは解決しきれない依頼や相談事が発生していたのです。例えば、荷受け時の駐車場所を変えたいという依頼があっても、BPOメンバーだけではOKかNGかの判断はできないですよね。そのため判断に困るような場合には、当社の社員とパソナ日本総務部側ですぐに相談できるような体制へ改善しました。

このような改善を続けることで定着率も上がり、今となっては安定したBPO体制を構築できるようになっています。

BPO運用のコツとは？

肥土様
社内の雇用形態は正社員や契約社員、BPOや派遣社員とさまざまですが、日々接する中では分け隔てをなくしコミュニケーションが円滑になるよう、色々な社内イベントにもお誘いしています。
以前、会社全体の慰労会をある温泉地の旅館を一棟借り切って実施したことがありました。この慰労会にパソナ日本総務部のBPOメンバーにも参加いただいたことで、一層コミュニケーションが深まったように思います。

パソナ日本総務部　田中
以前に周年行事の記念品として制作されたワインを、当社のBPOメンバーにも配布くださったことがありました。忘年会にもお声がけ頂くなど、小さなことかもしれませんがメンバーは大変喜んでいて、モチベーションが高まった一因だと感じています。

BPO導入によって、数々の問題が解決

相談すれば何かしらの解決策を提案してくれる

肥土様
またパソナ日本総務部は、BPOの運営に直接かかわらないような課題に対しても必ず何らかの提案をしてくださいます。また、具体的な金額もすぐに教えて頂けるので、話を進めやすいですね。

例えば、当社の福岡営業所のオフィス改装が急に決まり困っていた時に、当時営業担当であった田中さんに相談したところ、パソナ日本総務部にはオフィス改装を担当する部署があるとのことで、すぐにつないで頂けました。このおかげでほぼ予算内で、わずか3ヶ月ほどでデザイン検討から施工完了まで進めることができました。

パソナ日本総務部はアウトソーシングに留まらず、総務に関するさまざまなサービスを提供されています。総務周りの問題については、ひとまずパソナ日本総務部に相談すれば何らかの解決策が得られます。
もし他の業者に依頼する場合は一から説明しなければならないのに対し、時間も短縮できるのが大きなメリットです。

法改正など新たな課題にも柔軟に対応

肥土様
当社は70台のリースカーと100台近くのレンタカーを業務で利用しています。2022年4月からアルコールチェックが白ナンバーの社用車利用においても義務化され、運転前後の目視等による酒気帯び有無の確認と、結果記録を求められるようになりました。
さらに2022年10月*1には、アルコールチェッカーによる確認と検知器の常時保持も必要となり、かなり準備期間が短い中で会社からアルコールチェックの体制構築を求められていました。
*1半導体不足により、2023年12月に延期

そこで田中さんに相談したところ、アルコールチェッカーの導入だけでなく運用方法に関してもすべて支援してくださって、無事に実施体制を構築することができました。
ちょうどその頃、在日本のドイツ企業が集まってアルコールチェックの対応状況を話し合う機会があったのですが、名だたるドイツ企業の多くがまだ運用していない状況でした。当社はすでに運用の目処がついていましたから、結構進んでいるなと感じたものです。
このように、依頼している業務以外について相談できるのもBPOを導入して良かったと感じる部分です。

パソナ日本総務部　西村
以前に、法務の方から分厚い書類とエクセルの内容を2週間以内に突合してほしいという依頼を頂いたことがありましたね。
その際は既存のリソースだけでは対応が難しかったため、新規でスポットメンバーを配置する提案をさせて頂きました。

肥土様
そういえば経理でも同様の事例がありましたね。当時、西村さん宛てに経理部長から「スポット勤務できるメンバーをお願いできないか」という相談がありました。西村さんは長くお付き合いがあるので、当社が求める人材を理解してくれています。すぐに適任者を手配してくださって、無事に経理の繁忙期を乗り切ることができました。

今後、さらに取り組んでみたいこと

※本事例に記載の情報は取材当時（2024年4月）のものです。