総務の仕事内容を解説

会社内のあらゆる備品の発注・管理

会社で日常的に使用する消耗品から、執務用の机や大型のオフィス什器、従業員用のパソコンなど、オフィス内のあらゆる備品の発注・管理を行うのは総務の仕事のひとつです。これに付随して備品のリース契約管理や、必要に応じて修理やメンテナンスを手配することもあります。
オフィス内外で所有しているあらゆる自社の備品を適切に管理する業務は、総務業務の代表的な仕事だと言えるでしょう。

施設管理

照明や空調設備の点検や整備、防災設備管理、オフィスの清掃業者手配など、施設運営に関するあらゆる管理業務も総務部門が担当するケースが一般的です。法律で定められた定期点検やメンテナンスなど、専門知識を要する内容も多くあります。またこれらと合わせて、実際に消火設備を利用して行う防災訓練の実施なども総務業務のひとつです。

社内行事やイベントの企画・運営

従業員のエンゲージメント向上に有効とされる社内行事やイベントの企画・運営も、総務部門が担うことの多い業務です。社内行事の例としては、入社式事業年度や期の節目に行う経営方針発表会・ボランティアなど社会貢献を目的としたCSR活動・親睦を深めるための社内レクリエーションなどが挙げられます。
年間の行事スケジュール作成や予算の確保、必要に応じた会場手配だけでなく、従業員への告知や参加者の管理、当日の運営なども総務に任されることが多いようです。

株主総会や取締役会の企画・運営

株主総会や取締役会の企画・運営も、総務業務として扱われるのが一般的です。株式会社の最高意思決定機関である株主総会には社内のさまざまな部門が関係するものの、総務部が全体の取りまとめ役として実施運営の責任を持つことがあります。株主へ発送する招集通知や当日利用する会場手配を皮切りに、対応すべきことは非常に多岐にわたります。

契約管理

社内では、日常的にあらゆる契約書が取り交わされています。契約書は法律等で保管期間が定められており、総務部門が法定保存期間を管理するケースがあります。現在は電子契約が普及していますが、取引先によっては電子契約書が適用できない場合や、過去に紙面締結した契約書の場合は原本を社内や外部提携先の倉庫に保管する手配や作業が必要になります。総務には、このような会社の重要書類を適切に管理する役割もあります。

文書管理

株主総会や取締役会、複数の部門から参加者が集まる会議体での議事録作成や、さまざまな社内規定文書の管理や更新など、社内の文書管理も総務業務のひとつです。
これら文書を一元管理し、社内に周知するため社内イントラサイトに公開するなどの業務もあります。

代表電話・来客・郵便物の対応

ここまで紹介してきた業務のほかに、代表電話や総合受付での来客対応など、会社の顔となる対応業務も総務部門が担当するケースが多いでしょう。加えて、郵便物や宅配便を総務部門が一括して受け取ったうえで、それぞれの部門に振り分けるなどの業務も担当します。

総務に求められる資格

認定ファシリティマネジャー資格（CFMJ）

認定ファシリティマネジャーは、総務部門の施設管理業務において重要な役割を果たす資格です。

近年、効率的な施設運営とエネルギーなど資源の最適利用は、組織の競争力を向上させる鍵となっています。この資格により、総務チームは組織内の施設や設備の管理、保守、改善をリードし、働く環境を向上させる使命を果たせます。

ファシリティマネジメントは、ファシリティ（土地、建物、構築物、設備等）の予防保全や設備の定期メンテナンス、セキュリティ対策、緊急事態への備えなど、多岐にわたる領域をカバーすることになります。加えて予算の効果的な配分やコスト削減の取り組みも要求され、ビジネススキルや協力会社との交渉力なども必要とされるでしょう。

認定ファシリティマネジャーは、組織の運営において重要なステークホルダーとして総務の役割を拡大し、組織の成果に貢献します。

ビジネス・キャリア検定

ビジネス・キャリア検定は、総務部門におけるスキル向上に適切な資格です。総務業務は多岐にわたるため、コミュニケーション、プロジェクト管理、法務知識、労務管理など、さまざまな能力を求められます。
ビジネス・キャリア検定では、これらの幅広いスキルを網羅するため、総務部門が総合的な業務能力を高めるのに役立つでしょう。

特にビジネス・キャリア検定では、実務経験と連動した問題が出題されるため、日常業務との連携をはかりながら学ぶことが可能です。資格取得を通じて、ビジネスの多様な側面に対応する能力を身につけることができるでしょう。
さらに、自己学習の習慣を養うことで、新たなチャレンジやキャリアアップに積極的に取り組む姿勢への助けにもなります。

建築物環境衛生管理技術者

建築物環境衛生管理技術者資格は、総務部門における施設管理と衛生管理の専門家として求められる資格です。
総務部門は、大規模な施設や建築物の運営に関わる役割を果たすこともあり、労働環境や安全性を確保する重要なポジションだと言えます。建築物環境衛生管理技術者は、施設の清潔さや衛生面の管理だけでなく、設備の点検、法令遵守、労働者の健康保護においても責任を持ちます。

この資格により、総務部門は労働環境を安全かつ健康的に保ちながら、組織の生産性向上をサポートできるようになります。加えて、設備管理や衛生管理に関する専門知識を持つことで、施設トラブルの予防や効果的な改善策の提案が可能となります。

建築物環境衛生管理技術者は、組織の健全な運営に寄与する専門家として、総務部門の存在感を高めることができるでしょう。

第一種衛生管理者

総務部門においても、従業員の安全と健康は重要な課題です。
第一種衛生管理者資格は、労働環境の安全と労働者の健康管理に関する資格です。資格所有者は労働災害の予防や健康促進など、労働者の安全と健康を守るための施策を計画・実行する責任を持ちます。
適切な労働環境の整備や、労働者の健康管理を通じて、生産性向上や従業員の満足度向上に寄与するのも役割のひとつです。

加えて、従業員への衛生教育の推進も行うため、コミュニケーション能力や問題解決能力も求められます。
第一種衛生管理者は総務部門において、安全で健康的な労働環境を築くために必要な存在と言えるでしょう。

総務に求められるスキル

コミュニケーションスキル

総務の役割には、他部署や外部からの情報を収集し、適切な部署へ伝達することが含まれます。

適切な情報共有は円滑な業務遂行に不可欠であり、相手の意図や要望を正しく理解し、明確に伝えるコミュニケーションスキルが求められます。加えて、社内行事の企画や運営、来客対応などでも、円滑にコミュニケーションをすることが重要です。

相手のニーズや反応を受け入れながら、効果的なコミュニケーションを築くことは、組織内外での人間関係を強化し、業務の質を向上させることにもつながるでしょう。

PCスキル

総務の業務は、データの管理や文書の作成・編集、レポートの作成など、PCを使用した作業が多くあります。
Microsoft Officeなどのオフィスソフトを使いこなす能力は、効率的な業務遂行のために欠かせません。エクセルを使用してデータの集計や分析を行い、結果を視覚的に表現するスキルなども必要となるでしょう。
MOS資格を取得することで、より確実性を持って業務に取り組むこともできるでしょう。

さらに、データセキュリティなどの知識があれば、情報漏洩やデータ損失を防ぐ役割を果たすこともできます。

スケジュール管理スキル

総務の業務では複数のタスクを同時にこなすことが多く、効果的なスケジュール管理が不可欠です。総務では突発的な依頼や緊急事態にも柔軟に対応する必要があるため、優先順位を考慮しながら業務を遂行する能力が求められます。

スケジュール管理には、タスクの設定と優先順位の決定、適切な期日の設定、進捗の追跡と調整が含まれます。加えて、計画的なスケジュール立案だけでなく、予想外のトラブルへの対応策を考える能力も重要です。

時間の使い方を工夫し、効率的にタスクを遂行することで、業務の遅延や混乱を回避し、生産性を向上させることができます。

会社全体を最適化させるスキル

総務の役割は、単に自身の業務を遂行するだけでなく、組織全体の業務効率を高めることにも関わります。業務プロセスの改善や効率化を提案し、組織内の課題を解決するスキルも求められるでしょう。他部署と連携して情報を共有し、共通の目標に向けて協力しあうことで、会社全体の業績向上にもつながります。

ビジネスにおける洞察力や分析力を駆使して現状の課題を見極め、全体最適化をはかるスキルは、組織の成功につながる重要なポイントとなります。

戦略総務とは

戦略総務は、総務の枠組みの中だけにとどまることなく、会社全体の戦略的な目標達成に向けて総務発信で展開されるアプローチや役割を指します。従来からの総務業務への対応に加えて、会社全体のビジョンや長期的な方針を理解し、経営陣と連携しながら企業の成功を支える役割を果たします。

戦略総務は、組織の変革や成長に対応しながら、持続的な競争力を確保するために重要な存在です。

戦略総務の役割

戦略総務が果たす主な役割は以下の通りです。

経営戦略への貢献

戦略総務は企業の経営戦略に関連する業界動向や社会情勢を把握したうえで、経営陣に対して有益な情報を提供します。
例えば、大型プロジェクトの意思決定に必要な情報を分析し、経営陣の判断材料として提供することなどが挙げられます。

業務の効率化と改善

戦略総務は、総務部門の業務を効率的に遂行することで、会社全体の社内環境を改善することを目指します。従業員のモチベーション向上や働き方改革を推進し、労働生産性を高めるための施策を提案・実行することも役割のひとつです。

情報収集と提案

戦略総務は常にアンテナを張り巡らせ、適切な施策や他社の成功事例を収集します。これを踏まえて自社にも適用できそうなアイデアを導入することで、業務改善に寄与します。

現場との連携

総務部門は各部署とのコミュニケーションを円滑に行い、現場の声を経営陣に伝える役割も担います。また現場のニーズや課題を把握することで、経営戦略を現場レベルで具体的に実行するための提案などを行います。

アウトソーシングの検討

戦略総務では、業務の効率化や安定的な運営体制を目指すため、業務遂行を外部サービスに委託することも検討します。これにより、限られた自社の人的資源を戦略的に配置し、より重要な業務に注力できる環境を整えます。

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総務研修

総務に向いている人の特徴

逆に言えば、「自分は特別な専門的スキルを持っていないが、分野に関係なく幅広い仕事に向き合える」といった方こそ、総務部門で高いパフォーマンスを発揮できると言えそうです。
また総務は、会社全体のさまざまな業務を円滑に進めるサポート役を担うことが多いため、機密情報の取り扱いやチーム間・従業員間の関係性といった「秘密」を厳守することが求められます。堅実な仕事が求められる総務においては、信頼できる人かという点も重視されます。

総務の仕事のやりがいとは

総務部門での仕事のやりがいは、自分の手で会社全体の組織づくりに関われることです。サポート役としての立ち回りが求められながらも、各部署での課題を拾い上げて解決に導く達成感を抱けるのは総務だからこそと言えます。
また、総務は部署間をつなぐ立場として、第三者の視点から「何が問題で、解消するにはどんな対策を行うべきか」を考え、ルールや就業環境の改善に向け継続的に取り組むことが求められるポジションです。
そのため、さまざまな範囲の業務知識やノウハウを吸収しつつ、対応力やビジネス上のスキルを獲得していけるのも総務ならではのやりがいと言えます。組織の悩みや課題に寄り添い、それを改善する手助けを行うことで、直接感謝の声を聞くことができるのもモチベーションの源になるでしょう。

総務部門の1日

出社～午前中

出社して総務部門がまず行う仕事は、オフィスの消耗品の補充や在庫の管理です。企業によってはほかの部署よりも少し早い時間から活動を開始し、ほかのメンバーが円滑に仕事をスタートできるようなサポートを前もって行うこともあるようです。
始業後はまず当日対応すべきタスクを整理します。その後、郵便物を仕分けして各部署へ届けたり、全社的に連絡すべき事項を伝達したりするなど定型的なタスクを集中して処理することが午前中の主な流れです。
この際、進行中の作業などとの兼ね合いを考慮し、スケジュールに狂いが出ないよう調整することも行います。さまざまな仕事を請け負う総務にとって、進捗確認やタスクの優先順位付けは非常に重要です。

午後

休憩時間を経て、午後からは本格的にその日にやるべき作業を消化していきます。とはいえ、急に従業員からの問合せや施設・設備に関するトラブルの連絡が入るなど、総務にはイレギュラーな依頼が急に入ることも多くあるようです。
そのため、できる限り午前中までに定型的なタスクを消化し、日ごとに異なる各作業やイレギュラー事項にも対応できる体制を整えておくことが重要です。
マルチタスクに追われることが珍しくない総務部門では、「定型業務を効率よく処理すること」や「その日の依頼を漏れなく処理するためのタイムスケジュール調整」などが常に求められます。

夕方～終業前

終業までにその日に進めるべき作業をできるだけ早めに完結させ、明日からのタスクやスケジュールの整理を再度行います。一般的に総務部門などサポートの役割に回る部署で時間外労働が発生することは少ないようですが、仕事の内容によっては突発的に残業を行う必要もあるでしょう。月末月初のタイミングや年度末、四半期ごとの締日といったタイミングでは通常以上の仕事が発生することもあります。そのような繁忙期に余裕を持って対応するためにも、日ごろから効率的にタスクに対応していくことが求められます。

まとめ

今回は総務の仕事について注目し、組織におけるポジションや仕事内容、必要スキルや1日の業務の流れなどについてご紹介しました。
総務では日々さまざまなジャンルの仕事をこなし、時には経験を生かしたとっさの対応も求められる立場であることから、長年特定の人材へ業務を任せてしまいがちな傾向があり、会社として総務業務の全体像が見えにくくなっている場合も少なくないようです。

総務の業務運営を今まで以上に効率化するためには、総務業務の内容や業務フローを可視化し、定型的な業務は外部の総務専門業者へアウトソーシングするなども効率化する方法のひとつです。一度、現在の総務業務の進め方を見つめなおしてみてはいかがでしょうか。

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そのために必要な人材が、設計を行うコンサルタントと、それを実現するプロジェクトマネージャーです。多面的な知識を有したコンサルタント陣が、経営陣へのヒアリングなどを通して現状を把握。綿密な分析を経て、それぞれのコア・ノンコア領域を整理し、BPOの設計を行っていきます。
その後、プロジェクトマネージャーが、コンサルタントの設計を実現すべく、業務の再現性などを考慮しながら、BPOを実現していきます。