戦略総務とは？総務部の役割とあるべき姿、総務が強い会社の取り組み事例をご紹介
戦略総務とは？総務部の役割とあるべき姿、総務が強い会社の取り組み事例をご紹介
総務部門の運営方針として、「戦略総務」という考え方が広まりつつあることをご存じでしょうか。
総務部門と言うと、社内の業務管理や統制などの業務支援を行う「縁の下の力持ち」という印象を持つ人も多いでしょう。しかし今回ご紹介する「戦略総務」は、そのような従来の業務を遂行しつつ、加えて会社を成長させるために総務発信での取り組みも行う、新たな総務部門の在り方を指します。近年では「戦略総務」を目指すために、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）を利用し、従来のサポート的な業務を外部に委託することも珍しくありません。今回は、組織運営のあり方が多様化する現在、企業の総務部門が活躍するための「戦略総務」という考え方について整理し、限りある人的資源を活用する方法について解説します。
そもそも「戦略総務」とは？戦略総務の定義と一般的な総務との違いについて
総務の業務は多岐にわたります。社内環境の整備・備品管理・代表電話や来客への対応・役員秘書業務・各部署のサポートなど、その仕事は多種多様です。企業によっては、人事・経理・法務・知的財産の管理など、専門部署が行うような業務を総務が担当していることもあります。
担当部門をはっきりと分類のできない細かい業務を一手に引き受けている総務は、企業が円滑に事業を進めていくためには欠かせない部署です。総務の業務を行うには、さまざまなスキルと、経営陣と各部署をつなぐバランス感覚や調整力、交渉力が必要とされます。
戦略総務とは
戦略総務とは、ルーチン化した業務を予定通りに行う従来からの総務機能を維持しながら、企業が抱えている課題を総務の視点から解決につなげる取り組みです。具体的には業務の効率化や社内の環境改善を「能動的」に経営へ提案し、企業の成長を継続的に支援していく総務部門の姿を指します。「働き方改革」という言葉が社会に浸透している現在、企業の体質を積極的に改善し、時代の流れに適応させるための重要な役割だと言えます。
営業など、企業に直接的な利益をもたらす部門だけでなく、総務も企業の発展に不可欠な部門として改めて評価される動きが広がっています。中には、ほかの部門や外部から優秀な人材を総務へ配置する企業も見られます。
従来の総務との違い
従来の総務部門では、備品管理や施設管理、来客対応など、社内のインフラを支える“縁の下の力持ち”としての役割が中心とされてきました。日々発生する業務を着実に遂行することが求められ、主に「守り」の業務に重点が置かれる傾向があります。
一方で戦略総務は、こうした基本業務を担いつつ、課題解決や業務改善を自ら提案・推進する「攻め」の姿勢が特徴です。企業全体の最適化を見据えて、部門横断的に施策を進めるなど、経営視点での行動が求められます。単なる実務の遂行にとどまらず、組織の成長を後押しするパートナーとしての役割が期待されています。
総務の役割の変化
これまで総務は、その会社への貢献度が十分に認識されないこともありました。しかし、企業を取り巻く環境が大きく変化する中で、総務に求められる役割や期待はますます重要視されるようになっています。
少子高齢化による人手不足や働き方の多様化を背景に、多くの企業が「従業員の定着率や満足度の向上」に向けた取り組みを進めています。その一環として、快適な職場環境の整備や業務の効率化、モチベーション維持といった取り組みが重視されているのです。
このような中で、各部署と横断的に関わる総務部門には、従業員の生産性を高め、優秀な人材が長く働ける職場づくりを推進する「戦略的な改善役」としての役割が求められるようになっています。
戦略総務支援 解説資料（全16ページ）
業務分析で整理する、総務部門が担う役割
戦略総務の考え方について整理できたところで、次に総務部門が抱えている業務の分析を行い、実際に戦略的な業務に注力するための方法を考えていきましょう。
一般的に、企業における総務部門は「社内環境の整備・改善」「経営戦略・意思決定の補佐」「社内外のコミュニケーションを円滑に進める調整業務」の3つの業務を担っています。
1.社内環境の整備・改善
「総務部の仕事」として最初に思い浮かぶのは、備品の購入やオフィス環境の改善、福利厚生制度の運用、社内の安全・衛生管理、従業員の健康管理などの社内環境を整える業務ではないでしょうか。
直接的な利益こそもたらさないものの、円滑な組織運営に不可欠な役割と言えます。各部署が基幹業務を実行するうえで、副次的に発生するタスクの解消やサポートなど、補佐役に回ることも総務部門の重要な業務です。
2.経営戦略・意思決定の補佐
経営陣が日々行う大小さまざまな意思決定を支えるためには、幅広い情報の提供や調査・分析が必要です。実はこれも総務部の役割です。
たとえば、本社機能を移転するような大型プロジェクトを実行するかどうかの最終判断を経営陣が行う際、業界や競合他社の動向、社会情勢、経済の動きなど、意思決定に必要な情報を判断材料として総務部門が提供する場合があります。
3.社内外のコミュニケーションを円滑に進める調整業務
総務部として重要な役割のひとつに、社内・社外のコミュニケーションを円滑に進める調整役としての業務があります。
具体的には、業務や取り組み内容の違いから、壁ができがちな部署間の関係を円滑にする「社内調整役」としての役割、渉外・広報・代表受付業務など「会社の顔」としての折衝業務などが挙げられます。
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戦略総務の具体的な施策例
戦略総務を実現するためには、日々の業務をこなすだけでなく、経営視点を持った施策の実行が求められます。従業員の働きやすさを向上させ、組織全体の生産性や従業員の定着率を高めるために、総務部門が主導して取り組むべき領域は多岐にわたります。
ここでは、戦略総務の実践において代表的な施策として「福利厚生の見直し」と「IT活用・デジタル化」の取り組みについてご紹介します。
福利厚生の見直し
福利厚生の見直しは、従業員満足度の向上や定着率の改善に影響します。
福利厚生の制度設計は主に人事部門が担当しますが、社内外の福利厚生設備や施設の管理は総務が担っています。戦略総務は、こうした設備に対する現場からの声を集め、課題やニーズを明確化する重要な役割も果たします。
具体的には、社員アンケートの実施や利用状況のデータ分析を通じて、福利厚生設備が実態に即して適切に運用されているかを検証し、改善を支援します。
また、福利厚生設備の周知や活用を促進するため、社内広報や導線整備を行うのも総務の専門性が活かされる分野です。これらの取り組みを通じて、組織全体の働きやすさを支える基盤づくりに寄与します。
IT活用・デジタル化
IT活用・デジタル化は、業務効率の向上だけでなく、組織全体の生産性向上にもつながる戦略総務においても重要な取り組みと言えます。例えば、申請・承認フローの電子化や文書管理のクラウド化によって、紙や手作業にかかる時間とコストを削減できます。また、勤怠管理や備品管理などもデジタルツールを活用することで、ミスや属人化を防ぎ、業務の標準化が可能になります。総務が率先してこうした仕組みを導入・推進することで、社内全体に変革の波を広げる役割が期待されます。
戦略総務の実現に立ちはだかる3つの課題
戦略総務の必要性が高まる一方で、実際にその実現に取り組もうとすると、いくつかの壁に直面する企業も少なくありません。従来の業務の延長では対応しきれない部分も多く、総務部門が主体的に動こうとしても思うように進まないケースがあります。
ここでは、戦略総務を実現するうえで立ちはだかる代表的な3つの課題について解説します。
1.定型業務をこなす必要がある
戦略的な取り組みを進めたくても、日々の定型業務に追われてしまい、時間やリソースを割けないという課題があります。備品管理や来客対応、社内文書の整備など、総務の基本業務は多岐にわたり、手を抜けないものばかりです。特に人手が限られている中小企業では、担当者が複数の業務を兼任していることも多く、新しい施策に着手する余裕が生まれにくいのが現実です。
戦略的な取り組みを実現するには、業務の優先順位の見直しや、外部委託・ツール導入による定型業務の効率化が不可欠です。
2.社員からの要請に追われる
総務は全社的なサポート部門であるため、日常的に社員からの問い合わせや依頼が多く寄せられます。設備の不具合対応や備品の手配、各種申請手続きのサポートなど、突発的な対応が発生しやすく、どうしても中長期的な課題への取り組みは後回しになりがちです。
戦略的な業務に集中するには、対応フローの標準化やFAQの整備、チャットボットの活用などにより、業務の属人化や対応の負担を軽減していくことが重要です。
3.総務スタッフの意識改革が必要になる
戦略総務を実現するには、従来のルーチン業務をこなすだけでなく、課題解決や改善提案に積極的に取り組む姿勢がスタッフ全員に求められます。しかし、これまでの業務に慣れ親しんだスタッフにとっては、新しい役割や考え方を受け入れることは簡単ではありません。意識改革には時間がかかるうえ、戸惑いや抵抗感が生じることも少なくないでしょう。
こうした変化を乗り越えるためには、経営層やマネジメントによる理解促進や教育、成功事例の共有など、段階的なサポートが欠かせません。
総務部門が「戦略総務」に取り組むには何が必要か
では実際に、総務部門が戦略総務として行動するためにはどんなことが必要となるのでしょうか。
ここからは、「戦略総務」に取り組むために必要な要素についてご紹介します。
業務分析で「より注力すべき仕事」の優先順位を付ける
日々さまざまな業務に追われる従業員は、一般的に「自分たちが本当にするべき仕事」と「他者でも対応できる仕事」の優先順位を付けられないまま、目の前の業務から取り組む傾向があるとされています。
総務部門が「戦略総務」に取り組めるようになるための前準備として、まずは部門内で抱えているすべてのタスクを洗い出し、全体的な目線で優先順位を付けることが必要です。大小さまざまなタスクを一つひとつ比較することで、「より注力すべき仕事」を見つけることができます。
常にアンテナを張り巡らせて情報収集をする
総務は、自社の経営陣や各部署の状況を把握するだけでなく、ほかの会社の取り組みを情報収集し、優れた事例を自社に取り入れる役割も担います。戦略総務が会社を変えるという考えを持って、常にアンテナを張り巡らせておくことが重要です。
各部署の現状や困りごと、経営陣の目指す方向性はもちろん、他社や業界の動向なども漏らさずにキャッチし、情報収集・分析することが必要だと言えます。
現場と経営陣をつなぐ
各部門から依頼を受ける総務は、他部門と最も信頼関係を結びやすい立場だと言えます。着実に依頼業務へ対応するだけでなく、現場の声を拾う良い機会と捉えて積極的に交流をはかることをおすすめします。収集した情報と現場の生の声を合わせることで、現場を改善するアイデアが生まれてくるかもしれません。
また、トップダウンで経営陣の考えを現場に伝えるだけではなく、現場の声や意見を経営陣に届けることも重要です。現場と経営陣をつなぐパイプ役としての役割を意識しましょう。
改善のアイデアを積極的に提案する
さまざまな社内の情報が集まりやすく、現場と経営陣の両方とも交流の機会がある総務だからこそ見えるものがたくさんあるはずです。社内環境や労働環境を改善して従業員たちのモチベーションを上げるためにも、改善の提案は欠かせません。積極的にアイデアを出しましょう。
代替可能な業務の「アウトソーシング化」を検討する
多くの総務部門で行われている業務の中には、外部サービスを導入してアウトソーシング化できるものもあります。
たとえば、消耗品や固定資産、複合機、社用車などの管理、防災備蓄品の管理・情報漏えい教育など定期的に発生する管理業務や、オフィス移転に伴う引越作業、什器の手配といった臨時で発生する業務は、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスを導入しやすい業務です。 限りある人的資源を有効に割り振り、業務を効率的に回すためにも、場合によって外部サービスの導入を検討することが必要と言えます。
総務領域のアウトソーシングについて詳しく知りたい方はこちらもご参照ください。
総務BPO・総務委託とは？主な特徴とサービス、導入成功のポイントをご紹介
BPOとはどのようなサービスか？BPOを導入するメリット
BPOという言葉をたびたび耳にすることはあっても、一体どのようなサービスなのか詳細までを把握している方は少ないのではないでしょうか。
BPOとは「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」の略称で、総務・経理・人事などの組織運営上の管理業務を専門企業に外部委託するサービスのことを指します。総務部門が行っている業務の一部を専門家に委託することで、企業に以下のようなメリットをもたらします。
限りある人材を「コア業務」に集中できる
限られた人員でさまざまなタスクに対応し続ける総務部門では、目の前の業務を処理することが優先されがちです。このような状況でBPOによる業務調査を行い、部門全体のタスクを洗い出して工数を削減すれば、優先度の高い「コア業務」に人的資源を集中させることが可能になります。
また、業務を良質かつ効率的に回すために必要なノウハウが蓄積され、総務部門全体のスキルアップにつながる効果も期待できます。
コア業務に集中するための方法や、ノンコア業務のアウトソーシングについて詳細に知りたい方はこちらもご参照ください。
業務の質と効率を向上できる
BPOサービスを提供する専門会社は、各業務に特化した人材がそろっています。そのため、自社の人材で対応するよりもBPOを利用したほうが、質の高い業務遂行につながりやすいと言えます。
また、総務部門の業務は属人化するケースが多く、特定の担当者でなければ効率良く処理できないケースも少なくありません。豊富な業務ノウハウを持つ専門会社のBPOサービスを活用することで、業務がよりスムーズに進む可能性が高まります。
固定費率の削減
通常、人件費は固定費として扱われますが、BPOサービスの費用は変動費として扱われます。つまり、自社リソースをBPOに置き換えることで固定費率を削減し、財務指標の改善を図ることが可能です。
また、専門性の高い外部リソースを活用することで業務の手戻りやミスが抑制され、結果として非効率なコストの発生も抑えられます。
戦略総務を実現！総務が強い会社の取り組み事例
戦略総務に取り組むためには、何から始めれば良いのでしょうか。これには、現在の総務部の在り方を見直すことで成果を上げている事例を参考にするのが効果的です。
ここでは、 パソナ日本総務部の「総務BPOサービス」を利用した事例をご紹介します。
大手非鉄金属メーカー
非鉄金属資源・製錬や使用済み機器からのリサイクル事業、電子材料の製造・販売など、さまざまな業務をグローバルに展開する大手メーカーでは、パソナ日本総務部の「総務BPOサービス」を導入し、総務機能にBPOを取り入れています。
サービス導入前は部門ごとに総務担当者を配置しており、総務サービスの内容や品質が全社で統一されていない点が課題でした。そこで、総務BPOサービスを活用して各部署からの総務に関する依頼をまとめて引き受けるための「総務コンシェルジュ窓口」を設置し、総務業務の統一化をはかりました。
加えて、「定型的な業務を委託することで、これまで各部門の総務業務を担っていた人材が部門内のより重要な業務に取り組めるようになる」と判断したことも、総務BPOサービスの導入を決めた理由のひとつです。
実際に、BPOの導入後は属人化の解消と労働時間の削減に成功しており、総務担当者が部門内のより中核に近い立ち位置の業務に取り組めるようになっています。
光学機器メーカー
ドイツに本社を構える光学機器メーカーでは、総務責任者が急きょ退職したことで、総務経験のない責任者が業務を引き継ぐことになりました。しかし、総務業務は想定以上に広範囲であるうえ、社内からの対応依頼が相次ぐ状況に直面。業務を十分に把握・整理できていない状態で、業務の可視化や標準化が困難な状況にありました。
そこで「総務BPOサービス」を導入し、業務の可視化と分担が進み、人的負荷の軽減や業務の効率化を実現しています。また、変動費で処理されるBPOにしたことで、固定費（人件費）の削減にもつながっています。
BPOを効果的に取り入れて「戦略総務」へのステップアップを目指す
総務部門が「戦略総務」としてさらに活躍するためには、業務分析で現在抱えているタスクを整理したうえで、BPOの導入で外部に業務をアウトソーシング化し、その結果生み出された工数を、従業員が本来注力すべき業務や、課題解決に充てることが重要です。
ルーチン化された業務の処理だけでなく、時代の流れや変化に適応していくために経営陣をリードし、その準備に積極的な姿勢で取り組むことが、これからの総務部門に求められる存在価値だと言えます。
株式会社パソナ日本総務部では、「ビジネスコンシェルジュ」をテーマに掲げ、パソナグループが培ってきた人材活用のノウハウと、長年にわたりパナソニックグループの総務業務を受託してきた経験を軸としたBPOサービスを展開しています。単なる業務の代行だけでなく、業務分析や業務の改善・運用までを総合的にサポートし、企業ごとに異なる状況に細かく寄り添ったサービスを提供いたします。
解説資料ダウンロード＜無料＞
パソナ日本総務部のBPOソリューション
BPO(業務委託）で自社のコア業務に人材・資源を集中する
当社の強みは、「社会の問題点を解決する」というパソナの企業理念の下に培ってきた人材活用ノウハウと、総合電機メーカーであるパナソニックでの多種多様な業務経験をベースに、あらゆる業種業態のビジネスプロセスを分析し、ノンコア業務とコア業務を適切に振り分け、課題整理、業務設計、運用改善を実施します。そして、貴社がコアビジネスに人材・資源を集中できる環境をつくります。
知力と現場力が組み合わさった提案力
パソナ日本総務部が考えるBPO（業務委託）とは、一般的な「業務整理」だけではなく、企業の未来を実現するための「業務改善」を指します。時には、「業務改革」と呼べるような劇的な変化をもたらすこともあります。
そのために必要な人材が、設計を行うコンサルタントと、それを実現するプロジェクトマネージャーです。多面的な知識を有したコンサルタント陣が、経営陣へのヒアリングなどを通して現状を把握。綿密な分析を経て、それぞれのコア・ノンコア領域を整理し、BPOの設計を行っていきます。
その後、プロジェクトマネージャーが、コンサルタントの設計を実現すべく、業務の再現性などを考慮しながら、BPOを実現していきます。
まとめ
「戦略総務」は、従来の定型業務をこなすだけでなく、企業の課題解決や改善提案を自ら行い、経営に貢献することを目指す総務の新しい在り方です。
働き方の多様化や人手不足といった時代背景を受け、総務には職場環境の整備や従業員の定着支援など、より戦略的な役割が求められています。これを実現するには、業務の優先順位付けや情報収集、現場との信頼関係の構築が不可欠です。
また、定型業務の効率化やアウトソーシングの活用によってリソースを最適化し、付加価値の高い業務に注力できる体制を整えることが重要です。BPOなどの外部サービスを適切に取り入れながら、総務部門自体が変革をリードしていく姿勢が、これからの企業成長の鍵を握ると言えます。
