経費削減とは？

上記のように、企業活動ではさまざまな費用を投入して製品やサービスを生み出し、営業活動を行うことで売上を上げています。このことから、より多くの利益を確保するためには経費削減に取り組むことが効果的だと考えられます。

経費削減が重要視される理由

しかも、無駄を排除することが結果的に業務効率化・生産性の向上などの効果をもたらすこともあります。削減した経費を別の取り組みに使うことができ、よりビジネスを成長させることも可能でしょう。
ほかにも、たとえばエネルギーの無駄遣いを防止する省エネ観点での経費削減が、企業イメージの向上をもたらすという副次的なメリットも生むなど、削減の方法次第では売上面だけでなく会社全体の価値向上なども期待できます。
だからこそ、現状を見直して経費を削減していくアプローチが重要なのです。

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「売上増」以上に利益向上が期待できる

売上を増やす手段は、基本的には顧客増か単価増のどちらかに大別されます。しかし、どちらも一朝一夕で達成ができるものではありません。
また、売上を増大させるには、それにかかる人件費や設備投資など経費の増加も見込まれます。
これに対し、経費削減は売上を獲得する営業部門だけでなく組織全体で取り組むことができます。少しでも無駄な経費をカットできれば、おのずと利益率は向上します。

以上のことから、経費削減はあらゆる企業にとって重要視されています。

「闇雲な経費削減」は経営状況の悪化を招く？

経費削減には大きなメリットがありますが、その方法を誤った場合、経営状況の悪化につながるおそれもあります。
特に、必要以上の経費カットや無理なコスト削減は、従業員のモチベーション低下・パフォーマンスの悪化といった事態を招く可能性があります。

経費の中には、たとえばITツールの導入など生産性向上に貢献するもの、交際費など取引先との関係構築のためにも必要なものなど、さまざまな要素が存在します。そのため「何が無駄で、何が本当に必要か」の判断はさまざまな部門の意見なども踏まえながら慎重に検討する必要があります。

経費削減を実際に進める際の流れ

まずは必要経費と不必要な経費を洗い出す

経費削減を考えるうえで、まずは経費全体の内訳を入念に見直して必要か不要かを整理しましょう。
たとえば紙の資料を減らしてペーパーレス化をはかったり、メイン事業と直接的な関わりの薄い業務をアウトソーシングしたりするなど、不必要であったり優先順位が低いと考えられる項目を洗い出し、実行にあたって無理のない計画を立てるようにしましょう。

経費削減で得られる効果の試算

不必要と考えられる経費をいくつかリストアップしたら、続けて経費削減で得られる効果を試算しシミュレートします。たとえば、光熱費や消耗品費など削減が比較的容易な項目であれば、経費削減の実行作業にかかるコストよりも削減できる経費が長期的に上回るため、確実な効果を得られることがわかります。

これに対し、たとえば通信費や広告宣伝費といった経費の削減をシミュレートしていくと、削減による業務のやりにくさや機会損失といったリスクも浮かび上がってきます。そのため、プラスの効果が得られるとは一概にいえないでしょう。

必要経費と無駄なコストの違いは、企業ごとのビジネスモデルや規模感などによって千差万別です。そのため削減対象を決定する前には、綿密な検証が必要なのです。

目標設定と組織全体への周知

削減対象の経費が決定すれば、続いて具体的な数値目標を設定し実施する内容を全社へ周知します。たとえば「消耗品費を3カ月後に15%削減する」という目標であれば、まず具体的にどのように減らしていくか、現場での取り組み方やルールなどを決定しておきます。

経費削減のための施策や取り組み内容が決定された後に、組織全体へ経費削減の内容や意図を説明します。全社での経費削減に対する目線合わせを行い、部門ごとで意識や姿勢に差が生じないように根気強くアピールし続けることが成否を分けるポイントです。

効果的な経費削減のアイデア：固定費の細かな見直し

水道光熱費・賃料・通信費などインフラ費用の削減

経費削減を考えるうえでまず注目したいのが、固定費の削減です。中でも、ほとんどすべての組織で発生している水道光熱費・オフィス賃料・通信費といったインフラに関わる経費を見直すことが、大きな効果を発揮することがあります。

たとえば、空調の温度設定や稼働時間を見直したり、不要な電話回線を解約したりすることもコスト削減につながります。電力会社・通信会社を変更したり、オフィスをより賃料の低い場所に移すことも有効でしょう。

賃料と共にオフィス面積の見直しも重要で、テレワークが一般化しつつある現在では従業員の出社状況を見極め、フリーアドレス制を導入するなどでオフィス面積の縮小をはかる企業も増えてきているようです。

ペーパーレス化によるコピー・印刷費の削減

日々の業務で積み重なる資料のコピーやドキュメントの印刷にもコストが発生します。できればペーパーレス化を組織全体で促進し、紙媒体を電子化するなどのアプローチが望ましいでしょう。

もちろん、ペーパーレス化を即座に実現することは難しいため、まずは印刷設定を白黒に変更することや、裏紙の利用を促進から始めることもひとつです。

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消耗品にかかるコストの削減

ペンやホチキス、付箋などの文具は、オフィスでの業務に欠かせないアイテムです。とはいえ、そういった消耗品を必要以上に種類豊富にそろえていないかなど、改めて見直すことはできるでしょう。

在庫過多になっている品目があれば発注数を抑え、また、なるべく各物品をまとめ買いするなどして、できる限りコストを抑えるように努めましょう。「欠品することはないけど、過剰在庫も発生しない」といったバランス感が望ましいです。

交通費・出張費の見直し

従業員の移動や宿泊にかかる経費を見直すことも、コスト削減を考えるうえで有効です。移動手段やルートの見直しを要請し、従業員の負担とならない範囲で経費削減に務めるように呼び掛けましょう。また、交通費を自動精算するITツールの導入で、各自が精算する手間を削減しつつ適正な経費精算を進める取り組みも有効です。また、どうしても必要な場合を除き、遠隔地とのコミュニケーションにはオンライン会議ツールなどを活用する、といった施策も有効でしょう。

効果的な経費削減のアイデア：組織改革

アウトソーシングで固定費の変動費化をはかる

企業における業務は、営業活動など直接的に利益を生み出すものと、利益に直接寄与しない業務に大別されます。企業運営を支えるバックオフィス関連の作業などが、必要不可欠ではあるものの利益には直接寄与しない業務にあたります。たとえば経理や事務、総務部門が担っているバックオフィス作業を外部業者にアウトソーシングすることで、人件費などの固定費を変動費化することが可能です。また繁忙期・閑散期などに応じたアウトソーシング体制にすることで、支出が適正化できる可能性もあります。

なお、パソナ日本総務部では、パソナグループの人材ビジネスで得たノウハウとパナソニックグループの総務業務受託で培った専門性を生かし、さまざまなバックオフィス部門のBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスを提供しています。

業務プロセスの仕組み化やマニュアル設定を行う

各業務プロセスを見直したうえでマニュアルの再構築やオペレーションの仕組み化を行うことも、経費削減につながるポイントです。マニュアル化で業務を見える化すれば、実は必須ではない作業にかかっていた人件費などを削減でき、全体的な生産性向上やより重要な部門への人的リソース投入といった戦略的な取り組みができることも期待できます。

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IT技術・Webサービスの積極的な導入

業務効率化・ペーパーレス化を推進するための各WebサービスやIT技術を積極的に導入することも、不要な経費の削減へつながります。たとえばデータ管理を実サーバーからクラウドへと移行したり、FAXでのやり取りをインターネット経由に変更したりすることがこれに該当します。

ほかにも、低価格なWebサービスを導入したり、顧客情報の管理をExcelなどのローカル環境からCRMシステムなどへ移行したりすることで、無駄な作業や資産取得コストを抑え経費の削減と作業効率の向上についても期待できます。

経費削減を実行する際のポイント

自社サービス・商品の品質は下げないようにする

経費削減に取り組む際は、自社サービス・商品の品質維持を前提に無理のない範囲で行うことが大切です。自社サービスや商品の品質を低下させてまで経費削減を行ってしまうと、顧客満足度の低下による売上ダウンやリピーター離れが起こる可能性があるためです。

経費削減の実現は自社の利益確保につながりますが、そもそも顧客が離れてしまうと結果的に利益は減少してしまうため注意が必要です。このような取り返しのつかない事態が起こらないように、経費削減をどの分野で行うかの見極めが重要になります。

より大きな成果が期待できる施策から優先的に行う

たとえば経費のうち大きな割合を占める「人件費」ですが、従業員の待遇を下げるとモチベーション低下や離職といったリスクが考えられるため、非常に慎重な判断が必要です。また人件費の削減で実業務の進行に支障をきたしたり、各従業員の負担が増えたりといった事態を招くのは本末転倒です。もしやむを得ず削減を試みる場合においても、時間外労働を減らすなど従業員サイドにもメリットがあるアプローチを試みると良いでしょう。

組織が一丸となって長期的な視点で取り組む

経費の削減は、一部の部署やチーム単位で行うのではなく、組織横断的に実行する必要があります。またその場合、長期的なスパンで経費削減の成否を判断する根気も求められます。例えば全社が一丸となって継続的に取り組めるよう、目標達成に対する表彰制度を導入することや、達成数値を見える化することも有効です。各従業員に明確なメリットを見せることで、モチベーションを保ちつつ経費削減への意識を高めることが可能になります。

経費削減の成功事例

ソフトバンクグループ株式会社

ソフトウェア開発や通信事業を手がけるソフトバンクグループ株式会社では、1,000種類以上もの小さなコスト削減を積み重ねることによって、約200億円の経費削減を達成しています。

特に大きな成果を出しているのが、契約書などのペーパーレス化による用紙代・印刷代の削減です。ペーパーレス化の推進による経費削減効果は、数億円にものぼっています。
個人顧客だけでなく法人顧客との契約においても手続きをデジタル化し、印紙税の削減にも成功しています。

まとめ

今回は企業活動において重要な経費について、「いかに削減していくか」という観点からその重要性や注意点、経費削減の具体的な進め方やアイデアなどを広く取り上げました。

パソナ日本総務部でも総務業務のアウトソーシングサービスやBPOサービスを数多く提供しており、さまざまな要望に対応できる体制を整えています。この機会にぜひお問い合わせください。

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