経費削減とは？

上記のように、企業活動ではさまざまな費用を投入して製品やサービスを生み出し、営業活動を行うことで売上を上げています。このことから、より多くの利益を確保するためには経費削減に取り組むことが効果的だと考えられます。

経費削減が重要視される理由

しかも、無駄を排除することが結果的に業務効率化・生産性の向上などの効果をもたらすこともあります。削減した経費を別の取り組みに使うことができ、よりビジネスを成長させることも可能でしょう。
ほかにも、たとえばエネルギーの無駄遣いを防止する省エネ観点での経費削減が、企業イメージの向上をもたらすという副次的なメリットも生むなど、削減の方法次第では売上面だけでなく会社全体の価値向上なども期待できます。
だからこそ、現状を見直して経費を削減していくアプローチが重要なのです。

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「売上増」以上に利益向上が期待できる

売上を増やす手段は、基本的には顧客増か単価増のどちらかに大別されます。しかし、どちらも一朝一夕で達成ができるものではありません。
また、売上を増大させるには、それにかかる人件費や設備投資など経費の増加も見込まれます。
これに対し、経費削減は売上を獲得する営業部門だけでなく組織全体で取り組むことができます。少しでも無駄な経費をカットできれば、おのずと利益率は向上します。

以上のことから、経費削減はあらゆる企業にとって重要視されています。

「闇雲な経費削減」は経営状況の悪化を招く？

経費削減には大きなメリットがありますが、その方法を誤った場合、経営状況の悪化につながるおそれもあります。
特に、必要以上の経費カットや無理なコスト削減は、従業員のモチベーション低下・パフォーマンスの悪化といった事態を招く可能性があります。

経費の中には、たとえばITツールの導入など生産性向上に貢献するもの、交際費など取引先との関係構築のためにも必要なものなど、さまざまな要素が存在します。そのため「何が無駄で、何が本当に必要か」の判断はさまざまな部門の意見なども踏まえながら慎重に検討する必要があります。

経費削減を実際に進める際の流れ

まずは必要経費と不必要な経費を洗い出す

経費削減を考えるうえで、まずは経費全体の内訳を入念に見直して必要か不要かを整理しましょう。
たとえば紙の資料を減らしてペーパーレス化をはかったり、メイン事業と直接的な関わりの薄い業務をアウトソーシングしたりするなど、不必要であったり優先順位が低いと考えられる項目を洗い出し、実行にあたって無理のない計画を立てるようにしましょう。

経費削減で得られる効果の試算

不必要と考えられる経費をいくつかリストアップしたら、続けて経費削減で得られる効果を試算しシミュレートします。たとえば、光熱費や消耗品費など削減が比較的容易な項目であれば、経費削減の実行作業にかかるコストよりも削減できる経費が長期的に上回るため、確実な効果を得られることがわかります。

これに対し、たとえば通信費や広告宣伝費といった経費の削減をシミュレートしていくと、削減による業務のやりにくさや機会損失といったリスクも浮かび上がってきます。そのため、プラスの効果が得られるとは一概にいえないでしょう。

必要経費と無駄なコストの違いは、企業ごとのビジネスモデルや規模感などによって千差万別です。そのため削減対象を決定する前には、綿密な検証が必要なのです。

目標設定と組織全体への周知

削減対象の経費が決定すれば、続いて具体的な数値目標を設定し実施する内容を全社へ周知します。たとえば「消耗品費を3カ月後に15%削減する」という目標であれば、まず具体的にどのように減らしていくか、現場での取り組み方やルールなどを決定しておきます。

経費削減のための施策や取り組み内容が決定された後に、組織全体へ経費削減の内容や意図を説明します。全社での経費削減に対する目線合わせを行い、部門ごとで意識や姿勢に差が生じないように根気強くアピールし続けることが成否を分けるポイントです。

効果的な経費削減のアイデア：固定費の細かな見直し

水道光熱費・賃料・通信費などインフラ費用の削減

経費削減を考えるうえでまず注目したいのが、固定費の削減です。中でも、ほとんどすべての組織で発生している水道光熱費・オフィス賃料・通信費といったインフラに関わる経費を見直すことが、大きな効果を発揮することがあります。

たとえば、空調の温度設定や稼働時間を見直したり、不要な電話回線を解約したりすることもコスト削減につながります。電力会社・通信会社を変更したり、オフィスをより賃料の低い場所に移すことも有効でしょう。

賃料と共にオフィス面積の見直しも重要で、テレワークが一般化しつつある現在では従業員の出社状況を見極め、フリーアドレス制を導入するなどでオフィス面積の縮小をはかる企業も増えてきているようです。

ペーパーレス化によるコピー・印刷費の削減

日々の業務で積み重なる資料のコピーやドキュメントの印刷にもコストが発生します。できればペーパーレス化を組織全体で促進し、紙媒体を電子化するなどのアプローチが望ましいでしょう。

もちろん、ペーパーレス化を即座に実現することは難しいため、まずは印刷設定を白黒に変更することや、裏紙の利用を促進から始めることもひとつです。

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消耗品にかかるコストの削減

ペンやホチキス、付箋などの文具は、オフィスでの業務に欠かせないアイテムです。とはいえ、そういった消耗品を必要以上に種類豊富にそろえていないかなど、改めて見直すことはできるでしょう。

在庫過多になっている品目があれば発注数を抑え、また、なるべく各物品をまとめ買いするなどして、できる限りコストを抑えるように努めましょう。「欠品することはないけど、過剰在庫も発生しない」といったバランス感が望ましいです。

銀行の切り替えによる支払手数料の削減

支払手数料や振込手数料は、銀行によって料金体系が異なるため、取引件数が多いと毎月の手数料が負担となります。しかし、複数の金融機関を比較することで、無駄なコストを大幅に削減できる可能性があります。ネットバンクは店頭の窓口よりも手数料が安いことが多く、取引時間や曜日に関係なく利用しやすいというメリットもあります。また、取引が多い仕入先がある場合、その取引先が利用する銀行に合わせることで手数料が無料または低額になる場合もあります。手数料を見直してみる価値は十分にあるでしょう。

契約内容の見直しによる損害保険料の削減

損害保険の契約内容は、補償範囲や免責金額によって保険料が異なります。事業内容やリスク状況が変化している場合でも、契約を放置していると不要な補償が含まれたままとなり、余分なコストが発生する可能性があります。定期的な見直しを行い、企業の規模やリスクに合った補償内容に再設定することで、保険料を抑えつつ必要なカバーを確保できます。複数の保険会社や代理店から見積もりを取得し、比較検討することで、最適な損害保険プランを選択できます。

効果的な経費削減のアイデア：社内制度・ルールの見直し

次に、経費削減にあたって効果的な施策のアイデアを「社内制度・ルールの見直し」の面からご紹介します。

交際費の見直し

取引先への接待や社内外での会食などにかかる交際費は、予想以上に費用がかさむことがあります。まずは交際費の使用目的を明確にし、本当に必要な接待かどうかを判断基準にしてルールを定めることが重要です。社内で承認プロセスを厳格化し、金額の上限を設定するなどの仕組みを整えることで、適切な支出を保ちながら必要なコミュニケーションを維持できます。

福利厚生費の見直し

社員旅行やレクリエーションなど、従業員のモチベーション向上に貢献する福利厚生は企業にとって重要な要素です。しかし、時代の変化に伴いニーズも変化することがあり、実際に活用されていない制度や費用対効果が低いサービスを継続していることがあります。まずは従業員の意見をアンケートなどで収集し、必要性が高い制度に予算を集中させることで、無駄な支出を抑えつつ満足度を向上させることが可能です。

新聞・図書費の見直し

業界紙や専門誌、ビジネス書などの定期購読は情報収集に役立ちますが、同じ情報はデジタル版でも入手できる場合があります。社内で複数の部数を購読している場合は、一部を電子版に切り替えるだけでもコスト削減につながります。さらに、必要な書籍や資料は図書室やデジタルライブラリに集約し、社内で共有できる仕組みを整備することも効果的です。購読や購入のルールを見直すことで、情報収集の質を維持しつつ経費を削減することができます。

効果的な経費削減のアイデア：組織改革

アウトソーシングで固定費の変動費化をはかる

企業における業務は、営業活動など直接的に利益を生み出すものと、利益に直接寄与しない業務に大別されます。企業運営を支えるバックオフィス関連の作業などが、必要不可欠ではあるものの利益には直接寄与しない業務にあたります。たとえば経理や事務、総務部門が担っているバックオフィス作業を外部業者にアウトソーシングすることで、人件費などの固定費を変動費化することが可能です。また繁忙期・閑散期などに応じたアウトソーシング体制にすることで、支出が適正化できる可能性もあります。

なお、パソナ日本総務部では、パソナグループの人材ビジネスで得たノウハウとパナソニックグループの総務業務受託で培った専門性を生かし、さまざまなバックオフィス部門のBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスを提供しています。

業務プロセスの仕組み化やマニュアル設定を行う

各業務プロセスを見直したうえでマニュアルの再構築やオペレーションの仕組み化を行うことも、経費削減につながるポイントです。マニュアル化で業務を見える化すれば、実は必須ではない作業にかかっていた人件費などを削減でき、全体的な生産性向上やより重要な部門への人的リソース投入といった戦略的な取り組みができることも期待できます。

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IT技術・Webサービスの積極的な導入

業務効率化・ペーパーレス化を推進するための各WebサービスやIT技術を積極的に導入することも、不要な経費の削減へつながります。たとえばデータ管理を実サーバーからクラウドへと移行したり、FAXでのやり取りをインターネット経由に変更したりすることがこれに該当します。

ほかにも、低価格なWebサービスを導入したり、顧客情報の管理をExcelなどのローカル環境からCRMシステムなどへ移行したりすることで、無駄な作業や資産取得コストを抑え経費の削減と作業効率の向上についても期待できます。

経費削減を実行する際のポイント

より大きな成果が期待できる施策から優先的に行う

たとえば経費のうち大きな割合を占める「人件費」ですが、従業員の待遇を下げるとモチベーション低下や離職といったリスクが考えられるため、非常に慎重な判断が必要です。また人件費の削減で実業務の進行に支障をきたしたり、各従業員の負担が増えたりといった事態を招くのは本末転倒です。もしやむを得ず削減を試みる場合においても、時間外労働を減らすなど従業員サイドにもメリットがあるアプローチを試みると良いでしょう。

組織が一丸となって長期的な視点で取り組む

経費の削減は、一部の部署やチーム単位で行うのではなく、組織横断的に実行する必要があります。またその場合、長期的なスパンで経費削減の成否を判断する根気も求められます。例えば全社が一丸となって継続的に取り組めるよう、目標達成に対する表彰制度を導入することや、達成数値を見える化することも有効です。各従業員に明確なメリットを見せることで、モチベーションを保ちつつ経費削減への意識を高めることが可能になります。

経費削減を実行する際の注意点

経費削減といっても無計画に進めると負の影響が生じる可能性もありますので、経費削減を進めるうえで注意したいポイントをご紹介します。

従業員のモチベーションを下げない

経費削減を行う際に見落としがちなのは、従業員の働きやすさやモチベーションです。福利厚生の大幅な縮小は、短期的にはコストを抑えられても、長期的には生産性の低下や離職率の上昇を招くリスクがあります。従業員に十分な説明や納得感を得てもらい、代替となるインセンティブや評価制度を整えることが、健全な経費削減にとって不可欠です。

自社の信用低下を防ぐ

無計画な経費削減は、取引先や顧客、金融機関から「この会社は資金繰りが厳しいのではないか」と疑念を抱かれるリスクを伴います。特に、長年続けてきたサービスや契約を突然打ち切るような形は、相手に不信感を与えかねません。削減の方法や時期を慎重に判断し、必要に応じて事前に関係者へ誠意をもって説明することで、自社の信用を守ることが大切です。

人材育成・研究開発費を過剰に削らない

人材育成や研究開発への投資は、将来の成長や新規事業の創出を支える重要な要素です。短期的な利益改善を重視するあまり、これらの予算を過度にカットしてしまうと、長期的な競争力やイノベーション創出の機会を失いかねません。むしろ厳しい時期だからこそ、効率的な研修や共同研究など、コストを抑えながらも成果を狙える方法を検討し、企業の未来への投資を続けることが求められます。

経費削減の成功事例

ソフトバンクグループ株式会社

ソフトウェア開発や通信事業を手がけるソフトバンクグループ株式会社では、1,000種類以上もの小さなコスト削減を積み重ねることによって、約200億円の経費削減を達成しています。

特に大きな成果を出しているのが、契約書などのペーパーレス化による用紙代・印刷代の削減です。ペーパーレス化の推進による経費削減効果は、数億円にものぼっています。
個人顧客だけでなく法人顧客との契約においても手続きをデジタル化し、印紙税の削減にも成功しています。

株式会社セブン‐イレブン・ジャパン

コンビニエンスストアチェーン「セブン‐イレブン」を運営する株式会社セブン‐イレブン・ジャパンが取り組んだ主な経費削減策は、伝票や帳票のデジタル化と電力消費の削減です。

従来のセブン‐イレブン・ジャパンでは、紙データの保管量は約2億2,000万枚にも達し、用紙代や保管コストが大きな負担となっていました。そこで、会計システムのデジタル化や伝票・帳票のペーパーレス化を実施し、年間14億円の経費を削減しています。また、店内照明のLEDへの切り替えや、空調設定の見直しなどによる節電対策を推進し、月間の電力使用料金を約27%削減しています。

まとめ

今回は企業活動において重要な経費について、「いかに削減していくか」という観点からその重要性や注意点、経費削減の具体的な進め方やアイデアなどを広く取り上げました。

パソナ日本総務部でも総務業務のアウトソーシングサービスやBPOサービスを数多く提供しており、さまざまな要望に対応できる体制を整えています。この機会にぜひお問い合わせください。

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