業務改善の具体的なアイデア7個をご紹介！業務改善のメリットや活用事例も詳しく解説！
業務改善の具体的なアイデア7個をご紹介！業務改善のメリットや活用事例も詳しく解説！
業務改善に取り組むことで、生産性の向上やコスト削減、働きやすい環境の創出など、さまざまなメリットが期待できるとされています。人手不足が深刻化している現状において、業務改善をはかり、限られた労働力で高い成果を上げる環境作りは重要です。
今回は、業務改善に取り組むメリットや実際に使える業務改善のアイデアをご紹介します。
業務改善とは？
業務改善とは、業務上で問題となる部分を発見・改善し、生産性を高めるための取り組みのことです。
近年、少子高齢化による人手不足が深刻化しており、業種・業態にかかわらず、労働力の確保が難しくなってきています。このような背景から、従業員一人ひとりが生産性を高めるための意識をもち、少人数でもより多くの業務を処理できる環境を整えていくことが重要だと考えられます。
今後はさらに少子高齢化が進行し、労働力の不足はますます深刻になることが予測されています。現状では十分な人手を確保できている企業でも積極的に業務改善をはかり、人手不足に備えることが大切です。
業務改善のメリット
業務改善にはさまざまなメリットがありますが、特に大きな要素として、生産性の向上や無駄なコストの削減、働きやすい環境作りなどが挙げられます。 ここでは業務改善がもたらす、3つのメリットについて具体的に紹介します。
1.生産性の向上が見込まれる
業務改善に取り組むには、まず従来の業務プロセスを根本から見直す必要があります。この見直しを行うことで、より効率のよい手順への改善が期待できます。従来よりも無駄のない業務プロセスを実行できれば、生産性の向上が期待できるでしょう。
今まで当たり前のように処理していた業務のなかにも実は無駄が隠れている、といったケースは数多くあります。特に、特定の業務を長く担当している担当者は従来からの業務プロセスに慣れているため、無駄が隠れている事実に気がつかないまま運用し続けるケースが少なくありません。
一見問題がないように思える業務でも都度見直しを行い、無駄がないかどうかをチェックすることで生産性の向上につながるでしょう。
2.不要なコストを削減できる
業務改善は、不要なコストの削減にもつながります。業務プロセスをより良い状態に改善すれば、従来よりも短い時間と少ない労力で業務を処理できるようになります。これにより残業時間も抑制され、人件費の削減が実現するでしょう。
人件費は企業の固定費のなかでも特に大きな支出となることから、業務を効率化し、できるだけ人件費を抑えることが利益を高めるためのポイントにもなります。
3.働きやすい環境作りができる
業務改善に取り組むことは、働きやすい環境を作り出すことにもつながります。非効率なやり方で業務を続けていると、各々の担当業務がなかなか終わらず、残業が常態化して従業員一人ひとりの業務負担が重くなります。残業で疲労が蓄積すれば、さらに業務効率が落ちるという悪循環に陥る可能性もあります。
業務改善によって業務効率を向上させ、一人ひとりがより短い時間で業務を終えられるようになれば、残業時間の削減や従業員の負担軽減につながります。これによって従業員のワーク・ライフ・バランスの推進にもつながり、従業員の満足度向上が期待できるでしょう。
業務改善の効率的な進め方5ステップ
業務改善を効率的に進めるためには、業務を可視化するとともに、課題を定量化して改善目標を明確に定めることが大切です。 また施策には優先順位を設定し、改善スケジュールに沿って業務改善を実践しながら、現場への定着をはかることも重要です。 ここでは、業務改善の効率的な進め方を5つのステップで解説します。
1.業務の可視化
業務改善を始めるにあたって、まずは従来からある業務を可視化（見える化）します。自社の業務をひと通りリストアップして、誰がどのような業務を、どんな手順で行っているのか、さらにどの業務にどれ位の時間がかかっているのかを把握します。
業務をリストアップする際は、それほど時間がかからないような小さな業務も洗い出すことが大切です。一つひとつの業務にかかる時間は短くても、すべての業務を合算すると結果的にとても長い時間がかかっている、といった場合もあるためです。
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2.課題を定量化し、改善目標を設定
既存業務を可視化できたら、リストアップした業務プロセスのなかから問題点を見つけ出し、どのような部分を改善すべきかを明確にしましょう。そして課題を定量化し、改善目標を設定します。
例えば「契約書のフォーマットが定まっていないため、毎回一から作成しており、非効率な状況にある」という問題点が見つかった場合は、社内で使える契約書の共通フォーマットを作成し、関係者に共有するなどの施策が考えられます。
3.施策の優先順位をつける
課題の定量化と改善目標の設定ができたら、改善施策の優先順位を定めていきます。最終的にはすべての改善施策を行えることが理想ですが、取り組みやすさや改善効果の大きさ、必要なコストなどを考慮しながら、どの施策を優先的に行うのが適切かを判断します。
業務改善は通常業務と並行して行うことが多いため、すべての改善施策に同時に取り組もうとすると、従業員の負担が重くなりうまく行かない可能性もあります。従業員が無理なく改善施策に取り組めるように、優先順位の高いものから少しずつ取り組むことをおすすめします。
4.改善スケジュール作成
施策に優先順位をつけたら、改善スケジュールを作成します。とりとめなく施策に取り組んでいると「いつまでに、どのくらいの効果を出さなければならないのか？」が曖昧になり、期待どおりの成果が出にくくなることがあります。そのため、必ず改善スケジュールに沿って施策に取り組むことが大切です。
また改善スケジュールを作成することで、組織内において業務改善への意識が共有され、一丸となって取り組みやすくなるといった効果もあるでしょう。
5.業務改善の実践と定着
改善スケジュールが決まれば、次に改善施策を実践していきます。業務改善施策においては「取り組んでみて終わり」ではなく、一定の期間が経過した後に効果測定を実施して、実際に効果があったかどうかを確かめることも重要です。
効果のあった改善施策は通常業務に定着するように、継続的に実施していくことが求められます。
効果測定で思ったような成果が出なかった場合は「ほかに何を工夫すれば効果があらわれるのか」を考え、改善策に反映させることも大切です。
業務改善に使える7つのアイデア
業務改善はさまざまな観点から行えますが、「どのような施策があるのかわからず、取組みのイメージができない」という場合もあるでしょう。ここでは、業務改善に使える7つのアイデアを紹介します。
1.業務の担当を変える
業務の担当を変更し適切な人員配置にすることは、業務改善に有効な施策のひとつです。
適材適所という言葉もありますが、人には得意・不得意があるため、それぞれの従業員に得意な領域の業務を任せることができれば、業務効率は大きく向上するでしょう。
2.業務をマニュアル化する
業務をマニュアル化し、誰もが一定の成果を上げられるようにすることも、業務改善の手段のひとつです。
新入社員や異動してきたばかりの従業員は業務の手順がわからず、ベテランの従業員に比べると十分な成果を上げにくく、成果の出方にばらつきが生じやすくなります。
そこで誰もが理解できるマニュアルを準備しておけば、その手順に沿って業務を進めることで、組織に加わったばかりの従業員でも一定の成果を出せるようになります。これにより、組織全体の生産性も向上するでしょう。
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3.ペーパーレス化する
ペーパーレス化を推進すれば資料などを印刷する手間がなくなるため、業務効率の向上につながります。
例えば、従来の会議では場合によって数十人分もの資料を印刷し、製本するなどの作業が必要でした。しかしペーパーレス化ができれば、事前に参加者へデータを共有するだけで会議を開催することができるため、業務時間の大幅な削減につながります。
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4.作業を自動化する
手順が明確に決まっている業務の場合は、作業の自動化をはかるのもおすすめです。
例えばRPA（事前に登録した手順に従い、業務プロセスを自動化する技術）を活用する方法などがあります。「メールで受信した発注書のデータから、RPAで発注内容をコピーし、自社の受注管理システムに登録する」といったように処理を自動化できれば、定型的な業務に割り当てていたリソースを削減できます。
5.アウトソーシングする
一部の業務を専門業者にアウトソーシングするのも、業務改善のアイデアのひとつです。
最近では、さまざまな業務をノウハウのある専門業者に依頼できます。自社のリソースに課題がある場合は、プロに任せることにより自社で処理するよりも高い成果を上げられる可能性もあります。
さらに、アウトソーシングは変動費のため、固定費である人件費の削減にもつながるでしょう。
6.会議の時間や頻度を減らす
会議の時間や頻度を減らすことで生まれた時間を、ほかに重要度の高い業務に割り当てる方法もあります。例えば、「会議は必ず1時間以内で設定する」などのルールを作ることで、漫然と会議が続くことを避けることができます。
加えて、社内で定期的に行われている会議をリストアップして内容を精査し、優先度が低いものは頻度を減らすか思い切って廃止することも手段のひとつです。
7.リモートワークを活用する
リモートワークを活用し業務の性質にあわせて働ける環境を整えることが、業務改善につながることもあります。例えば外回りが多い営業担当者などは、リモートワーク環境を整備することで営業活動の隙間時間を効率的に使えるようになるでしょう。
ほかにも、通勤に長い時間がかかる従業員がリモートワークすれば、通勤の負担軽減で疲労が少なくなり、業務効率アップにつながる可能性もあります。
まとめ
業務改善をはかることで、生産性の向上やコスト削減、働きやすい環境の創出などにつながります。課題を定量化し改善目標を明確に定めた上で、優先順位をつけながら、無理のないスケジュールで業務改善を実践することをおすすめします。
業務担当者の配置変更やマニュアルの整備、ペーパーレス化の推進、アウトソーシングの活用など、業務改善にはさまざまなアイデアがあります。自社に合った方法を模索して、取り入れることが大切です。
しかしながら、「通常業務が忙しくて、課題の抽出に時間を割けない」「業務量や課題の定量化をするために、何から手をつけたら良いのかわからない」というお声もよく耳にします。
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