そもそも、オフィス環境や労働環境改善が必要な理由は？

日本建築学会にて 2014年に発表された論文では、オフィス環境が従業員に及ぼす影響について調査した結果、環境設備の改善によって「知的生産性の向上」「業務へのモチベーション向上」といった効果が見込めることが報告されています。

この研究はとある家具メーカーの一般職員84名を対象に行われたアンケートをもとにしており、「リラックス・リフレッシュ」「集中」「気分転換」などによって作業の効率が大きく変わることがまとめられています。

職種によって重視すべき指標は異なるものの、光や音、においや温度といった感覚にまつわる要素と、作業空間の広さや什器の充実、休憩スペースの確保などのレイアウトデザインにまつわる要素の両面を重視する従業員が多く、より快適な空間で作業すればモチベーションの向上によって生産性が上がるのではないか、とされています。

この研究結果から、労働環境に対する満足度が結果的に業務の効率を左右すると考えられます。オフィス環境の改善は、従業員一人ひとりのモチベーションを上げ、組織全体の生産性を向上させるためにも必要であるといえるでしょう。

次に実際に従業員が感じるストレスとオフィス環境との関係性や、ストレスを感じやすいオフィスの特徴についてご紹介します。

ストレスが人と企業に与える影響

仕事のストレスとオフィス環境には密接な関係があります。従業員が感じるストレスを軽減するためにも、バイオフィリックデザイン・ソリューション「コモレビズ」などのサービスを利用し、オフィス環境の改善を検討しましょう。本記事では、仕事のストレスが与えるさまざまな影響に加え、ストレスを感じやすいオフィスの特徴や、「コモレビズ」などのバイオフィリックデザインによる空間ソリューションについて解説します。

厚生労働省が公表した「令和2年 労働安全衛生調査（実態調査）」によると、強いストレスを感じながら働いている労働者の割合は、54.2%にも及ぶことがわかりました。さらに、令和4年に行われた調査では82.2%に増加したという驚きの結果も出ています。平成27年12月に義務化された「ストレスチェック制度」を踏まえてもなお、労働者の半数以上がメンタルヘルスに不調を抱えているという現状があります。

参考：
令和４年 労働安全衛生調査（実態調査）｜厚生労働省

仕事上でのストレスの原因はさまざまですが、オフィス環境にまつわるものも少なくありません。代表的なものが、オフィス内の空調に関する問題です。室内が寒すぎる、または暑すぎることがストレスに直結し、結果、従業員のパフォーマンス低下や体調不良などを招くことになります。

オフィスは、従業員が一日の大半を過ごす場です。その環境の良し悪しが、従業員のストレス値を左右するのは当然といえます。メンタルヘルス対策の観点からも、オフィス環境にストレスを感じる点がないか、従業員にヒアリングすることをおすすめします。

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“適度な“ストレスは、仕事におけるパフォーマンスを向上させるといわれています。問題は、個人のストレス・キャパシティを超えた”過度な”ストレスです。これが与える影響には個人差があるものの、その多くが心身に悪影響を及ぼし、仕事に対して後ろ向きの気持ちにさせる傾向があります。

このほか、仕事のストレスが人（従業員）に与える影響には、以下の例が挙げられます。

ストレスを感じやすいオフィス環境では、従業員も本来のパフォーマンスを発揮するのは難しいでしょう。また人によっては、蓄積したストレスから精神疾患を発症する可能性もあります。最終的には欠勤者や退職者が増え、企業経営に支障をきたすことも考えられます。

これらを踏まえ、仕事のストレスが企業・組織に与える影響には、以下の例が挙げられます。

慢性的なストレスを抱える従業員の数が多いほど、経営上の問題が発生しやすくなると言えます。逆に、ストレスの原因を取り除いたオフィス環境が作り出せれば、上記のような問題を未然に防止できる可能性が高まります。つまりストレスマネジメントの観点から、オフィス環境の改善に力を入れることが有効だと言えるのです。

ストレスを感じやすいオフィスの特徴

1.プライバシーへの配慮が欠けた空間

他者の視線が気になることで、ストレスを感じる人は少なくありません。オフィスでは、同じスペースで働く人とのコミュニケーションを図りやすいことも重要ですが、従業員によっては個人で集中して業務を進めたい場合もあります。周囲で働く人の視線が気にならないよう、プライバシーに配慮した作業スペースづくりが求められます。

例えばデスクレイアウトの変更や、パーティションの導入、作業場を自由に変えられるフリーアドレスなどを視野に入れ、視線から生じるストレスを軽減させる工夫を行いましょう。

また、人が強いストレスを感じる要因のひとつに、パーソナルスペースがあります。パーソナルスペースとは「心理的な縄張り」のことで、一般的に他者との距離が1400mmほど離れていれば、距離が確保されておりストレスを感じにくいと言われています。しかし、国内のオフィスで用いられているデスクは、横幅1100mmまたは1200mmが主流のため、モノによるパーソナルスペースの確保は難しくなります。できるだけデスク間の距離を広く取るなどの配慮が必要です。

2. 雑音が多い、または無音の空間

雑音が多いと、従業員の集中力は途切れがちになります。ここでいう雑音とは、キーボードのタイピング音や従業員同士の話し声、プリンターの機械音などが挙げられます。しかし、これらの雑音を完全に防ぐことは難しいため、例えばオフィス内にBGMや環境音を流すなどによる、雑音の緩和がおすすめです。

一方で、あまりに静かすぎるオフィスも問題といえます。2013年に株式会社USENが行った「職場環境と音楽（BGM）に関する調査」によると、有効回答を得た400人のうち53.0%が、静かすぎる職場に対して「居心地が悪いと感じる」と答えています。誰も話している人のいない静かなオフィスでは、自ら声を発することや、ささいな物音にも気を遣うものです。

静寂が集中力を低下させるとは意外かもしれませんが、集中には適度な騒音もまた必要ということです。オフィス設計の段階から、音への対策を講じましょう。

3. 暗すぎる室内

照明が暗すぎるオフィスでのパソコン操作は、モニターの光量の関係から眼精疲労を起こしやすくなります。また肩こり・頭痛・倦怠感などの症状も現れがちです。オフィス空間が薄暗いと、その場の雰囲気まで重苦しく感じることもあります。従業員の働くモチベーションにも影響する可能性があるでしょう。

一方で、照明が明るすぎてまぶしく感じるような空間も、目の疲れを引き起こします。
暗いスペースと明るいスペースの明暗の差が強すぎることも、視神経への負荷が大きいと言われているため注意が必要です。身体的なストレスに直結するため、照明の光量には配慮し、もし光量を調整できないタイプの照明であれば、従業員にモニター側の光量を調整するよう指示をしましょう。
また、オフィスの設計段階で、自然光を取り入れた空間デザインを意識するのも有効です。できるだけ大きな窓の設置や開放的な空間づくりなどで、室内が暗くなりすぎないよう注意を払いましょう。

4.オフィス内がにおう

ストレス要因のひとつとして、オフィス内に漂う臭いも無視できません。とりわけ近年問題視されているのが、タバコの臭いです。オフィスの分煙・禁煙化によって空気環境を整えることはもちろんですが、空気清浄機や脱臭機などの設置で臭い対策を講じることがおすすめです。

ほかにも、室内の空気が澱んでいる場合や、カビ臭がすることも、その場にいる人に強い不快感を与える可能性があります。湿度の調整や換気などで適切な空気環境を維持することが大切です。

5.オフィス内設備が汚れている

オフィス内設備の汚れからストレスを感じる人もいます。特にトイレの汚れに強い不快感を抱く人は多いでしょう。しかし、オフィスのトイレを使用せずに一日働くのは現実的ではありません。誰もが使用するトイレを清潔に保つことは、従業員満足度の向上にもつながります。

不衛生な環境は、精神面だけでなく身体面にもダメージを及ぼす可能性があります。エアコンや加湿器といったオフィス内設備の手入れ不足によってハウスダストやウイルスが繁殖し、従業員の喘息やアレルギーを引き起こすこともあるでしょう。

さらに、掲示しているポスターが剥がれていることや、共有スペースやデスク、椅子などが汚れていることも、ストレス要因になり得るでしょう。

多くの従業員が共有する設備や備品については、企業側がしっかりと管理・メンテナンスすることが大切です。

オフィス環境の整備で得られるメリットは？

生産性向上・モチベーション向上には、オフィス環境の改善が必要であると整理できたところで、オフィス環境を整えると具体的にどのようなメリットがあるかご紹介します。

業務効率の改善

たとえば、オフィスで利用する備品がまったく整理されておらず、業務に必要な備品がなかなか見つからない、ということが起こるとします。ここでもし最初から備品の格納場所がすべて決まっていたとしたら、必要なものを探すのに費やした時間をほかの作業に割り当てることができたでしょう。 他にも、担当者の引き継ぎや不在の際、周囲の従業員がすぐに必要な備品を見つけてフォローすることも可能になります。予期せぬ欠勤や退職といった事態にも慌てずに済みます。
オフィス環境の不備による時間のロスをできる限り減らすために環境を改善すれば、業務効率の改善にもつながるでしょう。

ストレスの低減

厚生労働省が 令和4年に発表した「労働安全衛生調査」の中で、労働者の82.2％が「仕事や職業生活に強い不安、悩み、ストレスを感じる事柄がある」と答えています。そのうち36.3％が「仕事の量」、27.1％が「仕事の質」に起因するという調査結果も報告されています。
また、株式会社 USENが2016年に行った アンケート結果によると、約60%の従業員が現状のオフィス環境に満足していないと回答しています。
オフィス環境を整備することが仕事の質を向上させ、従業員のストレス低減につながる可能性があります。

創造性の向上

Google社をはじめとした海外の巨大IT企業では、一般的な企業の想像を超えるようなオフィス環境が整備されています。
Google社は企業としてのイノベーションを生み出すために、従業員の創造性向上を目指しており、一見仕事と関係のない設備への投資にも力を入れているようです。
たとえば、ゲームコーナーや完全無料の社員食堂が完備されており、仮眠室や瞑想室なども常設されています。独創的なオフィス環境の整備に取り組むことで、長期的な視点での利益向上につなげようとしているのです。
Google社を目指すことが必ずしも正解というわけではありませんが、「ただ仕事をする空間」ではないオフィスづくりに取り組むことで、創造性を向上させるというメリットが生まれるといえるでしょう。

オフィス環境を改善するためのアイデア5選

業務に最適なオフィスレイアウトを設計する

オフィス環境を改善する上で、まず実行すべきは業務に適したレイアウトの設計です。
たとえば、クリエイティブ色が濃い職種には、座席を定めないフリーアドレス型のレイアウトがおすすめです。自由に席を変えられるため、都度コミュニケーションをはかりたい人と席を並べて、部門をこえた意見交換を円滑に行うことができます。マンネリの解消やイノベーションの創出にもつながるでしょう。
また特定のタスクに集中する職種には、余計な情報がシャットダウンされるように各座席を区切るブース型のレイアウトがおすすめです。 このように、それぞれの業務内容によって異なるニーズを汲み取った上でオフィス環境の改善を進めていくと良いでしょう。

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チームと個人、両方の領域を確保する空間をつくる

プライバシーが保たれていない環境では集中力が低下しがちです。とはいえコミュニケーションが取りにくい環境では、思わぬ認識のズレや人間関係に軋轢を生むといった事態を招きかねません。
そのため、オフィス内ではプライバシーを確保できる領域と、コミュニケーションを取りやすい領域の両方をバランスよく設計することをおすすめします。

採光や温度、空気や音など、身体的な感覚を重視する

機能性を追求することだけが、オフィス環境の改善ではありません。
部屋の明るさや快適な温度、 新鮮な空気、音や目に入る風景といった身体的な感覚は、実は業務の生産性向上に非常に大きな影響を与えます。
特に温度や空気については、生産性の低下だけでなく従業員の健康を害する可能性も考えられます。 ただ作業するだけの殺風景な空間を作るのではなく、たとえば自然界の音を流し、観葉植物を設置するなどの「バイオフィリックデザイン」の導入も考えてみましょう。

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ほかにも、オフィス向けのBGMの導入もおすすめです。BGMには周囲の雑音や騒音を和らげる「マスキング効果」があるとされています。従業員の気分を軽やかにすることで、職場のコミュニケーションの活性化も期待できるでしょう。オフィス空間だけでなく、受付や商談を行う応接室などにも役立てることができます。

機能性の高いオフィス家具を選ぶ

オフィス家具にはさまざまな種類がありますが、デザインだけでなく機能性の高さを重視して選ぶとオフィス環境の改善につながりやすくなります。
たとえば、作業内容に適した広さのデスクや角度を柔軟に調整できるチェア、会議の形式に応じて簡単にレイアウト変更ができる会議室テーブルなどがあります。他にも、吸音パネルのパーティションや吸音ボックスなどを設置すれば、周囲の雑音や視線を気にせずに集中して業務に取り組むことができるでしょう。オフィスの一部でウェブ会議やオンライン商談などを行う場合にも、周囲に話し声を漏らさずに済みます。

自社のオフィスに合った家具の導入は、快適なオフィス環境を実現するために重要です。

休憩スペースを設置する

快適なオフィス環境には、休憩スペースの設置も重要です。従業員にとっては休憩時間を自分のデスクや持ち場で過ごすよりも、一時的にでも別の場所で休む方がリフレッシュにつながります。

休憩スペースは、ゆとりのある清潔な空間であることが基本です。コーヒーやお茶を飲めるカフェスペースやミニキッチン、簡易パーティションのついた仮眠場所などを準備するのも良いでしょう。観葉植物や花などのグリーンを取り入れることでも、リラックス効果につながります。

さらに、休憩スペースに円卓やホワイトボード、共有で使用できる文具コーナーなどを設けるのもおすすめです。こうしたスペースには自然と従業員が集まりやすくなるため、部署をこえた人同士が自由にコミュニケーションを図ることができます。ストレス解消だけでなく、新たなアイデアの創出も期待できるでしょう。

オフィス環境を改善するための3つのポイント

従業員の意見をしっかり取り入れる

オフィス環境の改善に取り組む際は、従業員の意見をしっかりと取り入れることが大切です。日ごろ、業務に従事する上でどのような点を改善してほしいと感じているのかがわかれば、より効果的な改善策を実施できます。

担当者の思い込みや経営層の予算ありきの対策でオフィス改善を行うと、現場の実情に合わず「改悪」となるケースも考えられます。的外れな改善策では従業員からの評価を得られず、結果としてモチべーションや生産性の向上なども難しくなります。

そのためオフィス環境の改善にあたっては、実際に働く従業員の意見を取り入れてプランを計画することが非常に重要なポイントだと言えるでしょう。現在のオフィス空間の動線、音や臭い、照明など、具体的なポイントをおさえてヒアリングを行うことをおすすめします。

他社の事例を参考にする

自社のオフィスにどのような改善が必要かわからない場合は、オフィスの外に目を向けてみることも大切です。オフィス環境の改善について他社がどのように行っているかという事例を参考にして、自社の改善ポイントを検討してみると良いでしょう。

インターネットで他社事例の情報を収集する場合、奇抜なアイデアが目に留まりがちです。そこで自社の事業や社風などと照らし合わせ、従業員に事例を見せて感想を聞くなど、現実的に進めていくことが大切になります。複数の事例の参考になるポイントを組み合わせて、より良い改善案を見出していくことが重要です。

専門業者に相談する

オフィス環境改善の専門業者であれば、自社内では気が付かない改善策の提案を期待できるでしょう。オフィス移転やフロアレイアウトの変更といった実績を多く持つプロの視点で、自社のニーズを叶えながらより良いオフィス環境の構築をサポートしてくれます。

例えば、パソナ日本総務部のCOMOREBIZ（コモレビズ）では、オフィスのワークスペースをまるで木漏れ日の中にいるような心地良い環境に生まれ変わらせることができます。人間は自然に触れると本能的にやすらぎを感じるという「バイオフィリア理論」による、コモレビズ独自のソリューションです。空間設計と植物のプロの手によって、植物の配置はもちろん、自然音やアロマの香り、木材の手触りといった、人の五感に働きかける要素を用いてフロアをトータルコーディネートしていきます。
コモレビズの導入効果としては、従業員の集中力の向上やコミュニケーションの創出などによる生産性の向上が挙げられます。加えて、グリーンを取り入れた空間デザインや穏やかな職場の雰囲気は、求職者にとっても「ここで働きたい」と魅力的に映るでしょう。結果として、優秀な人材を引き寄せる効果にもつながります。

置くだけ！すぐにできるオフィス環境改善グッズ

観葉植物

植物の緑にはリラックス効果があるとされているため、観葉植物をオフィスに配置するのは効果的な手段のひとつです。自然の緑によってオフィス全体が明るい印象になり、従業員の意欲向上にも役立つでしょう。
さらには、植物には眼精疲労緩和の効果や、空気をきれいにする効果も期待できるとされています。

オフィスに観葉植物を取り入れる際は、個人のデスクや会議テーブルの上などの視界に入りやすい場所に置くことから始めると良いでしょう。パソコンやデスクなどの無機質な空間の中で植物の緑が目に入るだけで、リラックス効果につながります。

日陰や乾燥、寒さに強い品種を選ぶことも大切です。土を使わないタイプの観葉植物であれば、コバエがわきにくいというメリットもあります。オフィスは自宅と異なり、長い休暇の際などは人が少なくなるため植物の管理がこまめにできないケースも考えられます。日光が当たらず夜間は冷え込むといったオフィスの場合、種類によっては植物の生育に影響する可能性もあるでしょう。そのためオフィス用の観葉植物は、空間の特徴を考慮して選ぶことが大切です。

Bluetoothスピーカー

Bluetoothスピーカーを用意するのも、おすすめの方法です。リモートワークの拡大により普及した、ウェブ会議の音声を複数人で共有するという一般的な使い方に加え、川のせせらぎや鳥の鳴き声などの自然音をオフィス内に流すという使われ方も増えているようです。
前述した通り、静かすぎるオフィスでは逆に居心地の悪さを感じるという従業員も一定数いることから、ストレスを感じず誰もが受け入れやすい自然音を流すことは、簡単に取り組めるオフィス環境改善策だと言えるでしょう。

無料や低価格のドリンクやお菓子の設置

無料や低価格のドリンク・お菓子の設置も、オフィス環境を改善するために有効な方法です。オフィスのフリーアドレス化を進める企業が増加する中、同じ部署に所属していても座席が離れているということが珍しくなくなりました。そのため、ちょっとした立ち話や打合せを気軽に行える「マグネットスペース」を設置し、コミュニケーション増進が図れるオフィスづくりをする企業が増えています。
このようなマグネットスペースに飲み物やお菓子などを設置すれば、活用頻度が増え自部署だけでなく、他部署とのコミュニケーション増加も期待できます。また無料や低価格であれば、従業員の満足度向上も大いに期待できるでしょう。

備え付けの食料品は、災害時の備蓄としても役立てることができます。日常的に消費していれば、消費期限を切らすことなく常にフレッシュな食料品を置いておくことも可能です。

普段から気軽に飲食している飲料や食品であれば、味に馴染みがあるため、いざという時の従業員の心の安心にもつながるでしょう。長期保存ができるものや、従業員から人気のあるブランドのものを選んで置いておくことをおすすめします。

オフィス環境改善の事例紹介

最後に、オフィス環境の改善に取り組む企業の事例を取り上げます。
ご紹介する事例は、あくまでもその組織に合ったオフィス環境であり、すべてを参考にできるとは限らないものの、自社オフィスの整備について考える上でヒントとなるはずです。

アマゾンジャパン合同会社

世界最大手のECサイトを運営するAmazonの日本法人では、ボルダリングウォールが設置されています。加えて、化学調味料や農薬の少ない食材を使用した社員食堂などの設備を整え、健康的に楽しみながら働けるオフィス環境を整備しています。
また、定期的に従業員の意見を取り入れ、常日頃からオフィス環境の改善に取り組んでおり、気分転換だけに留まらず生産性・創造性向上の追求も目指しています。

ヤンマーホールディングス株式会社

テクノロジーで新しい豊かさを目指すヤンマーホールディングスでは、生産性向上と知識創造を目指し、オフィスを設計し直しました。新しいオフィスではクリエイティブな発想と想像を促すために、従業員たちが気軽に集まれるスペースを作り、一層のコミュニケーションが活性化される仕組みを取り入れています。

まとめ