総務が担当する「車両管理」とは？主な業務内容

車両管理とは、企業・組織が利用する車両を管理する業務のことです。社用車やトラックをはじめ、リース契約を結んでいる車両、役員が通勤など移動の際に利用する車両も含まれます。

車両管理を行う目的は、主に「従業員の安全を確保するため」「資産やコストを適切に管理するため」「法的な責任を果たすため」の3つです。車両をこまめに点検・整備し、常に良好な状態に保つことで、交通事故や車両トラブルなどの万が一のリスクに備えます。

このような車両管理の業務内容は、大きく「車両」と「ドライバー」の管理業務に分けられます。

車両の管理

車両の管理業務には、主に以下の内容があげられます。

車両管理台帳の作成・管理

車両管理台帳とは、企業が保有している車両の情報（ナンバーや登録番号、点検・整備状況など）や保険の加入状況・期限などをまとめたものです。これを作成・管理することで車検の満了日など、車両に関する不備を事前に認識しやすくなります。

自動車保険の加入・更新

交通事故や車両トラブルによる損害を補償する自動車保険への加入も、車両管理の重要な業務です。加入後は保険期間がいつ切れるのかを前もって確認しておき、適切なタイミングで更新する必要があります。保険加入期間のチェックを怠って、気づかない間に満了を迎えていたという事のないようにしましょう。

車検や点検・整備

一般的な自家用車・軽乗用車の車検期間は、新規登録後の初回のみ3年経過時、以降は車齢にかかわらず2年ごとに受ける必要があります。これは社用車でも同じです。
なお、自家用車・軽乗用車以外の車両に関しては、それぞれに個別の車検期間が設けられているので、あらかじめ確認しておきましょう。また、運行時のトラブルを防ぐために、車両の点検も日ごろから定期的に実施することも必要です。

ドライバーの管理

ドライバーの管理業務には、主に以下の内容があげられます。

運転者台帳の作成・管理

運転者台帳とは、ドライバーの氏名や生年月日、雇用開始日、健康状態、これまでの交通事故歴などをまとめたものです。雇用形態を問わず、ドライバーになる可能性がある従業員全員が記載対象となりますので、漏れが発生しないように対応する必要があります。

安全運転教育の実施

安全運転教育とは、従業員が安全に運転するために必要な知識や技能、心構えを指導することです。

もし社用車による交通事故が発生すると、従業員が怪我を負う可能性だけではなく、被害者に対する損害賠償や慰謝料、車両の修繕費など、多大な経済的損失を被る恐れがあります。また、事故対応に追われることで通常業務の停滞をまねくこともあります。
このように業務中に従業員が交通事故を起こすと、企業は大きなダメージを負いかねないため、安全運転教育の実施はリスクマネジメントの側面からも必須と言えるでしょう。

アルコールチェックの実施

アルコールチェックは、飲酒運転による交通事故を未然に防ぐために欠かせない取り組みです。ドライバーの酒気帯びの有無を確認することで、飲酒運転を防止します。
2022年4月に行われた道路交通法の改正により、白ナンバー車両のみを保有する場合であっても、安全運転管理者の選任が必要な企業にはアルコールチェックが義務付けられています。該当する場合は必ず実施しましょう。

車両管理には事故対応も含まれる！準備すべき3つのこと

事故を想定したマニュアルを作成する

交通事故が発生した際にドライバーである従業員が適切な行動を取れるよう、あらかじめ「事故発生時対応マニュアル」を作成しておきましょう。交通事故発生時の報告経路や事故処理の手順、責任の所在、保険会社の連絡先などをまとめておくことで、事故の当事者となった従業員自身を守りつつも、相手側の安全を最優先に考えた適切な行動ができるようになります。

自動車保険・損害保険の加入状況を確認する

従業員が業務中に社用車で事故を起こした場合、会社は従業員が第三者に与えた損害を賠償する責任が生じるため、会社が加入している自動車保険・損害保険が適用されることになります。そのため、万が一に備えてそれぞれの保険の加入状況を確認し、期限が満了していないかなどの整備状況をこまめに確認することが重要です。

業務外で事故を起こした場合の対処法を考える

従業員が「業務外」に無断で社用車を使用した場合は、従業員自身に損害賠償責任が生じます。このような事態を防ぐため、社用車の利用ルールを整備しておくことが重要です。もし業務外の無断利用がある場合は、厳重注意、改善が見られない場合は罰則を科すことも必要になるでしょう。

車両管理は頻雑！だからこそ総務の悩みの種になりやすい？

ここまで車両管理の主な業務内容をご紹介しましたが、ご覧のとおり多岐にわたります。そのため総務にかかる負担も大きく、さまざまな課題が生じている実態があります。
たとえば、社用車の車両トラブルを防ぐにはこまめな点検・整備が必要不可欠ですが、所有している社用車が多い場合は抜け漏れの発生や、適切なタイミングでの実施が困難な場合もあるでしょう。
また、社用車の点検・整備の記録が一括管理されていないと、必要な情報を欲しいタイミングで即座に確認するのが難しくなる可能性も考えられます。

このように、車両管理はさまざまな課題が生じやすい業務です。とくに車両の不備は何らかのトラブルに発展する恐れもありますので、早急に整理・解決することが重要です。

総務の負担を軽減！パソナ日本総務部の「車両管理BPOサービス」とは

総務の負担を軽減し、車両管理の課題を解決する方法として、「車両管理業務の外部委託」があります。そこでご紹介するのが、パソナ日本総務部の「車両管理BPO（アウトソーシング）サービス」です。

車両管理BPOサービスは、車両管理におけるさまざまな業務をお任せいただくことで、利用企業さまの業務負担を軽減するとともに、業務改善も実現するBPO（※）サービスです。（※）ビジネス・プロセス・アウトソーシングの略称
車両のリース契約管理やドライバー管理、アルコールチェックの運用、運転日報管理など、一部の業務から複数業務の組み合わせまで幅広く対応します。また、他部署・各拠点との調整業務や車両管理に関連する業務なども丸ごとカバー可能なため、車両管理における業務負担を大幅に削減できます。

利用企業さまに行っていただくのは、ご予算の確保と最終判断のみ。それ以外の煩雑な業務は丸ごと委託できるので、上述した課題を迅速に解決できるでしょう。ぜひ、この機会に利用をご検討ください。

車両管理BPO（アウトソーシング）サービス

まとめ

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