車両管理とは？

車両管理とは、企業が保有する社用車などの車両を管理する業務のことです。ここで言う車両には、リース契約で利用している車両も含まれます。

詳しくは後述しますが、車両管理の業務は「車両管理規定・車両管理台帳の作成」「車両・ドライバーの管理」「車検対応・自動車税の納付」などさまざまです。これらを主に安全運転管理者が行います。

安全運転管理者に関しては、乗車定員11人以上の自動車1台以上、またはそのほかの自動車を5台以上所有している企業に選任義務があるため、あわせて覚えておきましょう。

車両管理はなぜ必要？主な3つの目的

車両管理を行う目的には、以下の3つが挙げられます。

1.従業員の安全を確保するため

車両管理の最大の目的は、従業員の安全を確保することです。
仮に整備不良の車両をそのまま利用した場合、重大事故につながる可能性が極めて高くなります。もし事故が起きて従業員がケガを負うなどすれば、企業の重要な資産である人材を危険にさらしていることになります。また事故の内容によっては社会的信用を失い、企業の存続が危ぶまれる可能性もあります。こうした事態を避けるために、徹底した車両管理を行う必要があるのです。

2.資産やコストを適切に管理するため

企業の資産である車両を適切に管理することは、資産価値の維持・向上に大きく寄与します。
また、ガソリン代や点検整備費など、車両に係る経費を適正化することも車両管理の重要な目的です。可能な範囲で節約すれば削減が叶い、コストをより適切に管理できるようになります。
このように車両管理には資産・コスト管理の側面もあります。

3.法的な責任を果たすため

車両の点検・整備や従業員への安全運転教育、安全運転管理者の選任など、車両管理の業務には法令で義務付けられているものがあります。これらを遵守することも車両管理の目的のひとつであり、企業は法的な責任を果たし、社会的信頼を守ることができます。

また、車両管理の目的には、法的なリスクを回避することも挙げられます。
仮に社用車が絡んだ交通事故が発生した場合、ドライバー本人だけでなく、その雇い主である企業にも損害賠償責任が問われます。これは民法第715条「使用者等の責任」で定められています。
ただし、民法第715条では同時に「使用者が被用者の選任及びその事業の監督について相当の注意をしたとき、又は相当の注意をしても損害が生ずべきであったときは、この限りでない。」としています。

日々適切に車両管理を行い、ドライバー（従業員）への安全運転教育を徹底している場合は、例外となるケースもあるということです。こうした観点からも車両管理の必要性は高いと言えます。

具体的に何をする？車両管理の業務内容

車両管理規定の作成（見直し）

車両管理規定とは、従業員が業務中に車両を利用する際のルールをまとめたものです。一般的には以下のような内容を盛り込みます。

車両管理規定を定めたら従業員に共有して、その内容を徹底する必要があります。また、こまめに見直しを行い常に最新の状態を保つようにしましょう。

車両管理台帳の作成

車両管理台帳とは、企業が保有している車両の登録番号や使用状況、保険の加入状況や期限、車検日時などの情報をまとめたものです。具体的には以下のような内容を盛り込みます。

車両管理台帳の管理方法として、従来は紙やExcelが一般的でしたが、近年はクラウドシステムなどを活用する企業が増加しています。自社に合った方法で管理しましょう。

ドライバーの管理

車両を利用するドライバーの免許内容や運転適性、健康状態、安全運転教育の実施有無、運転技能などを確認し管理します。2022年4月に行われた道路交通法の改正により、安全運転管理者を選任している企業にはアルコールチェックが義務付けられたため、該当する場合は漏らすことなく実施しましょう。

車両の管理

従業員が安全に車両を使用できるよう、車両本体を管理します。具体的には、車両管理台帳の管理や自動車保険の加入・更新、車両の点検・整備、車両の使用頻度や走行距離の確認などを行います。

車検対応・自動車税の納付

車検対応や自動車税の納付も、車両管理の業務のひとつです。管理が煩雑で有効期限があるため、車両管理台帳を確認しながら抜け漏れのないよう対応する必要があります。

車両管理をデジタル化・専門業者に外部委託して手間を削減

車両管理の業務は多種多様で、複数台の車両を管理するとなると、車検ひとつを取っても多大な時間と労力が必要になります。また車両管理に関する複数の業務をすべてアナログな手法で対応するには限界があります。より効率良く車両管理を行うなら、デジタル化や専門業者に外部委託を検討するのも一案です。

たとえば、車両管理システムを利用してデジタル化した場合、ドライバーや車両の情報を見える化できます。それぞれの状態をデータとして確認することが可能になるため、ドライバーから自己申告を受けたり自らチェックしたりする手間が省け、効率良く業務を遂行できます。
また、車検の時期なども自動で通知してくれるため、対応の抜け・漏れも防ぎやすくなるでしょう。

また車両管理を外部委託した場合は、上述したような多種多様な業務を一任できるため、業務にかかる手間を大幅に削減できます。その分、判断や企画を伴う、より重要なコア業務に時間を割くことが可能になります。

管理業務を網羅的に委託！「車両管理BPOサービス」のすすめ

手間削減のため車両管理の業務を外部委託するなら、ぜひパソナ日本総務部の「車両管理BPOサービス」をご利用ください。

車両管理BPOサービスは、車両管理のあらゆる業務をお任せいただくことで、利用企業さまの業務負担を軽減するとともに、業務改善も実現するBPOサービス （※1）です。
（※1） BPOとは「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」の略で、業務プロセスの一部または全部を専門会社に委託する手法のこと

車両リース契約の管理や運転許可者管理、アルコールチェックの運用、運転日報管理など、車両管理に関する一部の業務から複数業務の組み合わせまで幅広く対応します。また、他部署や各拠点、リース会社など社内外との調整業務や、その他付随業務も丸ごとカバーするので、車両管理における業務負担を大幅に削減できます。
また業務の実施形態についても、業務の性質や量に応じて、貴社の拠点内で業務を行う常駐型（オンサイト）や、当社の拠点内で業務を行う遠隔型（オフサイト）を選択していただくことも可能です。

このほか、より効果的な運用方法や業務フローの提案も行います。
例1）クラウドシステムを活用したアルコールチェックの運用方法を構築、代理確認まで行うことで、安全運転管理者さまの運用面の課題を解決
例2）テレマティクス （※2）の活用で走行時間やルートなどのデータを取得し、運転記録の取りまとめを実施。煩雑な紙による運転日報管理を効率化。
このようなシステムや機器の手配も、専門会社と連携して支援いたしますので、安心してご利用いただけます。
（※2）テレマティクスとは、自動車に通信システムを搭載し、リアルタイムに運転や位置情報を提供するサービスのこと

まとめ

車両管理BPO（アウトソーシング）サービス