総務の仕事が多すぎる！その原因と業務効率化の方法をご紹介

総務とは？主な仕事内容も解説

総務は、企業活動の根底を支える重要な職種です。経理や人事、法務など、ほかの専門的な部門では担当できない幅広い管理・整備業務を担います。

総務の役割は、企業の運営を安定的に進める環境を整えると共に、従業員一人ひとりが働きやすい環境を整備することです。さまざまな業務を通して全般的に企業活動をサポートする、まさに「縁の下の力持ち」のような存在といえます。

総務の主な仕事内容

総務の主な仕事内容は以下のとおりです。

総務が抱える課題とは

「総じて務める」という名のとおり、さまざまな業務を担当する多忙な総務には代表的な3つの課題があるといわれています。

業務範囲が広く、突発的な対応・管理が求められる

総務の担当業務は企業によって異なりますが、業務範囲が広いという点はどの企業にも共通しています。これは、企業が成長するにあたってさまざまな取組みを進めるなかで、付随的に総務の業務範囲も広がる傾向にあるからです。
また、総務は社内で「困ったらまずは総務に相談」という頼られやすい立場にあることから、イレギュラーや突発的な対応を求められることも珍しくありません。

こうした背景から、定型業務をこなしながら突発的な業務に対応しなければならないことも多く、「手が足りない」「スケジュール管理が難しい」という課題に直面することがあるのです。

業務の属人化

業務範囲が広いことから、多くの総務では業務ごとに担当者を振り分けています。とくに、経験やノウハウが豊富な“勤続年数が長い担当者”に業務が集中しやすい傾向があります。
このような業務の属人化も総務が抱える課題のひとつであり、ひとりで多くの業務を抱えることによって業務効率が低下してしまうことがあります。また、担当者が休んだり退職したりした場合は、業務に支障をきたす可能性もあるでしょう。

人手不足

労働力人口の減少や人材の流動化に伴い、総務でも人手不足が課題となっています。企業の採用活動は、直接的な売上につながる営業・マーケティングなどのフロントオフィス部門で優先される傾向があり、総務をはじめとするバックオフィス部門は二の次になりやすいのです。
そのうえ、業務範囲が広いが故に身に付けるべき知識も多岐に及びがちで、早めにキャリアを形成したいと考える若手人材を中心に定着率が低くなりやすいという側面もあります。

こうした背景から、総務は慢性的なリソース不足になりやすいと言えます。

仕事が多すぎるなら効率化しよう！その3つの方法

仕事内容や工程を可視化（見える化）する

まずは、業務範囲が広いうえに属人化しやすい総務の仕事を可視化（見える化）しましょう。具体的には、各業務の内容・工程（業務の流れ）・発生頻度・作業時間・依頼元・業務を進めるにあたり関係する部門や協力会社などを洗い出すのがおすすめです。
業務を可視化することで、適切な体制や流れで業務を進められているか、適切な人数でこなせているかを分析・把握しやすくなります。また、どの業務にどれだけの時間・労力が割かれているのかもわかるようになるため、最優先で効率化すべき業務が明確になります。

さらに、仕事内容や工程が可視化されていれば、仮に特定の業務の担当者が休んだり退職したりしても、ほかの従業員が内容・工程を確認して対応できる可能性があります。つまり、属人化によるデメリットをカバーできる可能性があるのです。この点からも、業務の可視化は効率化に貢献すると考えられます。

仕事を外部委託する

人手不足などを理由に社内メンバーだけで効率化を図るのに限界がある場合は、仕事を外部業者に外部委託するのも一案です。一部の定型業務を委託するだけでも時間に余裕が生まれるため、社内のメンバーはより優先度の高い業務に集中することができるようになります。また、外部業者のなかには総務業務を専門としているところもあり、そのような専門会社に委託すれば社内で行うよりも品質向上が期待できる可能性もあるでしょう。

ただし、業務を外部委託する場合にただ丸投げするだけでは、その業務のノウハウが自社に蓄積されない場合があります。そのため、外部業者と定期的な情報共有の場を持つことや、業務のマニュアル化を進めるなどの対策も検討しておきましょう。

ITツールを活用する

業務内容によっては、ITツールを活用することで効率化できることもあります。たとえば、チャットボットを活用すれば定型的なお問い合わせへの対応を代替・自動化することが可能です。またペーパーレス化ツールを活用すれば、これまでの紙資料をすべてデータ化できるため、印刷の手間や保管にかかるコストを削減できます。
このように、ITツールひとつで業務負担を軽減できることもあるため、積極的に活用を検討すると良いでしょう。

ただし、ITツールの活用には一時的な費用がかかります。さまざまなメンバーが操作に習熟するには一定の時間もかかるため、より効率化が実感しやすいITツールから順に導入していくことが大切です。

総務の仕事を効率化する際の注意点

総務の仕事を効率化する際は、以下の2点に注意が必要です。

効率化には費用がかかる

仕事を外部委託するにしてもITツールを活用するにしても、相応の費用がかかります。また、いずれも年単位で利用する事で効率化を実感できるものでもあるため、初期費用と共に、ランニングコストについても考慮しておきましょう。

一方で、外部業者やITツールの活用においては、単に安ければ足りるというものではありません。さまざまな視点で複数の業者やITツールを比較し、自社の目的や課題に合ったものを選択するようにしましょう。

ITツールが定着するまでに時間がかかる

ITツールは、従業員が使い慣れて初めて効果を発揮します。そのため、あまりパソコンやスマートフォンを使わない職種の企業の場合は、ITツールを導入してもなかなか定着せず、業務の効率化が望めない可能性があります。

もしITツールの定着に時間がかかりそうであれば、従業員に導入の意図を伝えるのはもちろん、手厚いサポート体制を構築するなどして、使いやすい環境を整えることが大切です。あわせて、使い方を学ぶ研修を取り入れるのも良いでしょう。

業務の効率化をお手伝い！業務量調査・業務見える化サービス

総務業務の効率化をはかるなら、パソナ日本総務部の「業務量調査・業務見える化サービス」をぜひご利用ください。

業務量調査・業務見える化サービスは、さまざまな企業の業務実態を調査してきた経験豊富な調査員が、客観的な視点で業務の見える化をお手伝いするサービスです。
具体的には、調査対象の従業員様へ事前説明会で調査目的を説明したのち、個別ヒアリングなどを通じて業務実態や課題などを明らかにします。

従業員自らや社内の他メンバーが業務を調査することもできますが、同サービスを利用すればそのすべての作業をパソナ日本総務部に任せられます。これにより、「通常業務と並行しながら調査も進めなければならない」という負担を軽減することが可能です。
また、自社で業務量調査を行った場合は客観的な判断が難しくなりがちです。しかし「業務量調査・業務見える化サービス」では、第三者であるパソナ日本総務部が客観的に判断するため、精度の高い調査結果を提供することが可能です。

仕事が多すぎて多忙な総務の場合、とくに効率化が後回しになりがちですが、同サービスを利用すればパソナ日本総務部がスケジュールの策定・進捗管理を行うため、スケジュールが遅延することなくスムーズに可視化をはかれるでしょう。

総務における業務の効率化に課題を感じているが、業務をなかなか可視化できず手も足も出ない状況であれば、ぜひ業務量調査・業務見える化サービスの利用をご検討ください。

まとめ