企業の防災マニュアルとは？作り方をわかりやすく解説

企業における防災マニュアルとは？

まず、企業における防災マニュアルの役割とその必要性についてご紹介します。

防災マニュアルの役割

企業における「防災マニュアル」には、自然災害など不測の事態が起こった際に、従業員がどのような行動を取るべきかといった内容がまとめられています。
例えば、災害時の初期対応や避難方法、救助方法、現場指揮者や役割の分担、収集すべき情報と手段、緊急連絡網についてなどが挙げられます。緊急時に利用することはもちろん、防災訓練時にも活用することで日ごろから災害に備える意識を高めるという役割もあります。

防災マニュアルの必要性

地震や津波、火災など、自然災害はいつどこで起こるかわかりません。「まさか」という事態が起きた時、従業員個人の判断でやみくもに行動してしまっては組織の統率が取れず、結果として人命や会社の資産を失ってしまう恐れがあります。また、たった一人の行動によって、企業がこれまで社会の一員として築いてきた信頼すべてを失うこともあるでしょう。

そこでいざという時を想定した防災マニュアルが従業員に周知されていれば、従業員自身や企業を守るための適切な行動を促すことができます。

BCP（事業継続計画）との違い

防災マニュアルと似たものに「BCP（Business continuity plan：事業継続計画）」があります。これは、自然災害に限らず、テロやパンデミックといったあらゆるトラブル発生時の事業停止や中断のリスクに備えた計画書であり、事業継続や早期復旧に向けた行動をまとめた内容です。
防災マニュアルは人命を守り被害の拡大を防ぐことを優先した内容であり、BCPはどのよう事態であっても事業を継続するための内容であると区別することができます。

防災マニュアルの作り方

役割を明確にする

災害発生時に自分がどんな役割を果たせばよいのかを把握しておけば、いざという時の行動も自ずと見えてきます。組織全体で速やかに初動対応にあたれるように、役割分担を決めておくことが重要です。

具体的には、災害対策本部を設置し各班を誘導する「統括班」や、情報収集や従業員への食料供給等を行う「総務班」、被災情報の調査・収集にあたる「情報連絡班」、避難時の指揮を担う「避難誘導班」などが挙げられます。
他にも、各班にリーダーを置いて指揮系統を明確にすることや、担当者が不在の場合の代行者も忘れずに決めておくことが大切です。

情報収集の手段と内容を決める

災害時に素早く正確な情報を集められるかどうかも、被害の大きさを左右します。
日ごろは情報収集の手段としてインターネットや電話、メールなどを用いますが、災害時には通信網が混み合ううえに停電になるなど、スムーズに情報にアクセスできない場合が多いと考えておく必要があります。ラジオや行政の防災無線、災害用伝言サービスなど、複数の情報収集の手段を従業員に周知しておくことが大切です。

加えて、災害時に収集すべき情報の内容についても意識する必要があります。災害発生の混乱時にはデマや不確かな情報が広まることも多々あります。情報の出所を見極めることも大切なポイントです。

緊急連絡網を作成する

緊急連絡網も作成し、防災マニュアルに明記しておくことが重要です。
災害は従業員全員がオフィスにいる間に起こるとは限りません。
外出先や在宅勤務中の従業員の安否確認や被害情報の共有のためにも、スムーズに連絡を取り合えるようにしておく必要があります。

また緊急連絡網は、5人程度の少人数のグループにしておくことがポイントです。これは最初の発信者から最後のメンバーまでできるだけ早く連絡を完了するためです。他にも、1人につき2つ以上の電話番号を登録する、電話とメールなど複数の連絡手段を登録するなども重要です。
また登録した連絡先の情報が変わった場合には速やかに変更届を出すことや、定期的に登録情報の棚卸しを行うこともルール化すると良いでしょう。

初期対応・避難体制を決める

何よりも大切なのは人命です。災害の初期対応として、真っ先に従業員の安全を確保することが求められます。
防災マニュアルには、どのタイミングでどこの避難場所に向かうのか、出火を見つけたらどのような手順で消火するのか、負傷者の応急処置についてなど、初期対応時に重要なポイントを誰が見ても瞬時にわかるように明記しておく必要があります。

防災マニュアルを作成するポイント

防災マニュアルを作成する際には、下記のようなポイントをおさえて内容を充実させていきましょう。

人命確保が最優先

避難する際には業務に必要な書類やデータなどを持ち出したくなるところですが、まず何よりも人命確保を最優先に行動することが重要です。
防災マニュアルにおいて「従業員や関係者の命を守ること」を最上位概念として、体制やルールを定める必要があります。

内容は簡潔・明確に

災害時には、一瞬の判断によって被害の拡大を防げるかどうかが左右されます。そのため、防災マニュアルの内容は「瞬時に正しく理解できること」が大事です。
長い文章やあいまいな表現を避け、簡潔な文章にイラストや写真で視覚的に補足するなど、わかりやすさを念頭に作っていくことがポイントになります。専門的な内容が伴う場合は用語集を設けて防災訓練時に読むようにするなど、事前に従業員の理解を深めておくと安心です。

定期的に改善・更新する

防災マニュアルの完成度を追求するあまり、制作に時間がかかり過ぎて頓挫することのないよう注意が必要です。
「災害はいつ起きるかわからない」を前提に、まずは作ってみて社内の防災訓練などに活用してみると良いでしょう。そこで得た従業員からの疑問やアイデアを反映し、定期的に改善・更新することこそ、組織全体の防災意識を高めることにつながります。

これによって一般的な防災マニュアルにはない、自社ならではの対策が見つかるかもしれません。ブラッシュアップを重ねて、より内容を充実させていくことをおすすめします。

まとめ

パソナ日本総務部には、マニュアル・取扱説明書制作サービスがあります。企画から原稿・図・イラストの作成、印刷までをワンストップで請け負っています。多岐にわたる業界のサービスマニュアルや業務マニュアルなどに携わったノウハウから、ターゲット視点のわかりやすい表現や、外国語対応にも応えることができます。
また防災マニュアルの制作だけでなく、防災備蓄品ワンストップサービスでは、防災備蓄品の新規購入・買い替え、在庫管理、棚卸し・リスト化、期限切れ間近の備蓄品回収まで、防災備蓄品に関するあらゆる業務に対応しており、さまざまなご要望やシーンに応じた最適な防災備蓄品を提案しています。
企業の防災対策にお悩みであれば、一度問い合わせてみてはいかがでしょうか。