オフィス移転のチェックリスト！3つのポイントと主な流れをご紹介
オフィス移転のチェックリスト！3つのポイントと主な流れをご紹介
オフィス移転は、個人の引越しと比べて複雑な作業が多く発生します。実際に「新しいオフィスに移転したいが、何をどうすればいいかわからない」と頭を抱えている企業は多いのではないでしょうか。 そこで今回は、オフィス移転のポイントと流れについてご紹介します。オフィス移転を検討中の企業は、ぜひ参考にしてみてください。
まずは要点を押さえよう！オフィス移転のポイント
オフィス移転は日々の業務と並行して行い、また多くの人がかかわるため、段取りを整理して行う必要があります。以下でご紹介する3つのポイントを参考に、引越しして良かったと思えるオフィス移転を実現しましょう。
1.目的を明確にする
オフィス移転を行う際に、まずは移転する目的を明確にすることが大切です。目的が明確でないと、例えば「想定していたレイアウトを実現できなかった」「使い勝手の悪さから、多くの従業員が不満を抱いてしまった」などの問題が発生し、せっかく行ったオフィス移転が失敗に終わる恐れがあります。
移転前よりオフィス環境が悪くなったり、従業員一人ひとりの作業効率が低下したりすることがないよう、あらかじめ「なぜオフィス移転をするのか」を明確にしたうえで取り組みましょう。
2.タイミングを検討する
オフィス移転は、いつ行っても良いわけではありません。例えば、一大プロジェクトが佳境に入っているタイミングで作業環境が変化すると、これまで好調だった作業ペースが乱れてしまう可能性があります。オフィス移転によって、今までの努力が水の泡になることを避けるためには、適切な移転時期を検討することが大切です。
なお、オフィス移転に適するタイミングは、事業が落ち着いた時期に加えて、従業員が増加・減少した時期や、営業を開始する年度始めといわれています。
3.移転の全体像を把握する
移転に関する作業の全体像を把握することも重要なポイントです。どのような作業があり、何から着手して、どのような段取りで進めていけば良いのかを全体像で把握することで、よりオフィス移転を円滑に進めることができます。
例えば移転当日の遅くとも6カ月前には、現在使用しているオフィスの解約予告を行うとともに、原状回復条件を確認する必要があります。また、移転先のオフィスを選定するのもこの時期です。
このほかにも移転当日までの間に行うべき作業は多数ありますので、事前に全体像を整理・把握して、スムーズなオフィス移転を実現させましょう。
大まかなフローを把握しよう！オフィス移転のチェックリスト
上記でもご紹介したように、オフィス移転を行う際は作業の流れをあらかじめ把握しておくことが大切です。ここでは、一般的なオフィス移転の流れをご紹介します。
1.解約予告期間と原状回復条件の確認
オフィス移転を行う際は、まず現在使用しているオフィスのオーナー、またはビルの管理会社に解約通知を提出する必要があります。一般的には、移転当日の6カ月前に退去する旨を伝える必要があります。ただし、規模などによって解約予告期間は異なる場合があるため、現在と新しいオフィスの両方で賃料が発生することのないよう、あらかじめ確認しておきましょう。
併せて、現在のオフィスの原状回復を行う必要もあります。オーナーや管理会社によっては、原状回復の条件を設けていることもありますので、事前に確認しておくことが大切です。
2.新しいオフィスを探す
解約予告期間と原状回復条件の確認を行いつつ、移転先のオフィスを探します。当初に定めたオフィス移転を行う目的に一致しているか、自社に適した移転先であるかを確認しながら探すことが大切です。
このほか、移転先のオフィスを選ぶポイントとして、立地や最寄り駅からの所要時間が挙げられます。立地条件は企業のブランディングだけでなく、従業員の通勤ストレスにも大きな影響をおよぼします。新しいオフィスが企業イメージの向上につながり、従業員が今まで以上に働きやすい環境とするためにも、立地条件は十分に検討しましょう。
3.移転スケジュールの立案と手続きのリストアップ
移転先のオフィスが決まり次第、具体的な移転スケジュールを作成します。まず初めにゴールとなる移転日を決めますが、同時期に移転先のビルへ他社の入居がないかを確認しておきましょう。他社と移転日が重なると、計画通りのスムーズな作業が行えない可能性があるためです。
移転スケジュールが決まり次第、さまざまな手続きのリストアップを行いましょう。手続きの種類は企業によって異なりますが、一般的なものでは電話回線の移転や郵便物の転送手続き、移転挨拶状の手配などが挙げられます。リストアップした手続きを移転スケジュールに落とし込み、対応漏れや進行の遅れがないかを定期的に確認することも重要です。
4.オフィスレイアウトの検討
移転に関する手続きを進めながら、新たなオフィスのレイアウトを検討します。部署により必要な什器は異なるため、事前に什器のサイズを正確に計測し、配置する場所を確定しておくことが大切です。これにより移転当日に作業が滞る心配がなくなるほか、不足している什器を洗い出し、あらかじめ準備することができます。
また、専門業者からレイアウトのアドバイスを得るのもひとつの手段です。従業員の働きやすさや、生産性を向上させるようなレイアウトの提案や、配置予定の什器をオフィス平面図に当て込んだ図面の作成サービスなどもあるため、「実際に什器を搬入すると、スペースが不足しており配置できなかった」というトラブルを避けることができます。
「どうすれば移転の目的に沿ったレイアウトになるかわからない」という企業は、プロの力を借りてみてはいかがでしょうか。
5.引越し業者の選定
オフィスのレイアウトが決まり次第、引越し業者を選定しましょう。その際、情報の取り扱いにも信頼のおける業者を選ぶことが大切です。移転作業時には、パソコンや機密書類などの取り扱いも発生します。もし引越し価格を最優先し、管理体制に難のある業者を利用すると、万が一の情報漏えいなどのリスクが高まります。
このようなリスクを避けるためにも、引越しを専門業者に依頼する場合は、安心・信頼できる管理体制が整っているかどうかを必ず確認することが大切です。
6.関係官庁への届け出
無事に移転を終え次第、関係官庁に必要な届け出を提出します。届け出の中には、オフィスの移転前に提出すべきものもありますので、前もって確認しておくことをおすすめします。
- 本店移転登記申請書
（法務局） - 移転当日から2週間以内（支店の場合は、3週間以内）
- 納税地異動届出書など
（税務局） - 移転当日から1カ月以内
- 事業開始等申告書
（都道府県税事務所） - 事業開始日から10日以内
- 適用事業所所在地・名称変更（訂正）届
（社会保険事務所） - 移転当日から5日以内
- 労働保険名称・所在地等変更届 など
（労働基準監督署） - 各届け出によって異なる
（例：労働保険名称・所在地等変更届は、変更が成立した日の翌日から数えて10日以内）
- 事業主事業所各種変更届
（公共職業安定所） - 変更が成立した日から数えて10日以内
- 転居届
（郵便局） - オフィス移転が確定し次第
ポイントと流れを把握して、オフィス移転を成功させよう！
オフィス移転を行う際はあらかじめ目的を明確にし、作業の流れを把握する必要があります。また、個人の引越しに比べて複雑な作業が多いため、各作業の細かな内容まで把握・理解し、移転に備えることが大切です。 しかし、中には「日常業務が忙しく、オフィス移転準備に手が回らない」「オフィス移転が初めてのため、滞りなく進められるか不安」などの理由から、なかなかオフィス移転を実行できない企業もあるのではないでしょうか。そのような企業には、BPO（Business Process Outsourcing）の利用がお薦めです。
BPOとは、企業の業務を外部の事業者に委託することを指します。BPO事業者のサービス内容は様々ですが、中にはオフィス移転をサポートする事業者もあり、例えば株式会社パソナ日本総務部がそのひとつです。オフィス移転に関するさまざまな専門業者とのやり取りを代行するため、企業側の手間を大幅に削減することができます。 オフィス移転の作業にかける時間を確保できない、またはオフィス移転の作業に不安を感じている企業は、ぜひBPOの利用をご検討ください。
