わかりやすいプレゼン資料とは？

プレゼン資料は、プレゼンが成功するか否かを左右する重要なアイテムです。だからこそ高い質で作成しなければなりませんが、そもそもどのようなプレゼン資料が望ましいのかご存じでしょうか。

一般的に「わかりやすい」とされるプレゼン資料には、以下のような特徴があります。

多くの場合、プレゼン資料に伝えたいことを詰め込みがちですが、それはNGです。かえって伝えたいことが伝わらず、相手から求めている反応を得られない可能性があります。
プレゼンの主な目的は「相手の意思決定を促すこと」です。これを実現するには、根拠や事実をもとにわかりやすく主張を述べると同時に、相手にとってのメリットやベネフィットを伝える必要があります。この点を押さえてプレゼン資料を作成すれば、望んでいる成果を得やすくなるでしょう。

プレゼン資料はどう作成する？基本となる5ステップ

では、プレゼン資料は具体的にどのような手順で作成すれば良いのでしょうか。以下で、基本となる5つのステップをご紹介します。

1.プレゼンの流れを決める

はじめに、プレゼンの流れを明確にしましょう。どのように始めてどのように終わるかはプレゼンの目的によって異なるため、「何のためにプレゼンを行うのか」から考えることが重要です。

なお、一般的にプレゼンは何かを提案するときに行うので、基本的には以下の流れになるでしょう。

2.プレゼンに必要な情報を洗い出す

次に、プレゼンに必要な情報（伝えたいこと）を洗い出します。簡単に箇条書きで整理することでプレゼン全体の流れと内容を俯瞰で見られるようになり、相手がより理解しやすいプレゼン資料に仕上げやすくなります。

3.情報をテキストで整理する

続いて、箇条書きでまとめた情報をテキストで整理していきます。意味が一度で伝わるよう、文章はできるだけ短く、わかりやすさを意識してまとめることが重要です。
また、このときプレゼン時のトークも考慮する必要があります。どれを資料に文字として記載し、どれをトークで伝えるかを検討し、資料に文章を詰め込みすぎないようにしましょう。

4.スライドの構成を考える

プレゼン資料の内容が大体決まったら、ここから実際に資料を作成していきます。
最初にすべきことは、スライドの構成を考えることです。1で決めた流れに沿って「どの情報から伝えるか」「どのような順番で伝えるか」を検討することで、相手が理解しやすい構成を組み立てられます。また、各パートに何枚のスライドが必要になるかなども明確になるので、資料全体のボリュームを把握しやすくなるでしょう。

5.スライドを作成する

ここまで終えたら、実際にスライドを作成していきます。ただ情報を載せるのではなく、相手が理解しやすいデザインに仕上げることを意識しましょう。詳しいポイントは次項で解説します。

わかりやすいプレゼン資料に仕上げるコツ

使う色は3色に絞る

「色を多く使ってわかりやすくしよう」と考える方もいるかもしれませんが、色の種類があまりにも多いと統一感が弱まり、かえってわかりづらいプレゼン資料になってしまいます。
そのため、基本的にはベースカラーとメインカラー、アクセントカラーの3色でデザインするようにしましょう。なるべく色を使いすぎず明るさや鮮やかさを調整し、ベースカラーは黒やグレー、白などの無彩色を使うのがおすすめです。

可読性を重視してフォントを選ぶ

プレゼン資料では文字が重要な役割を果たすため、フォントも慎重に選びたいところです。WindowsとMac、それぞれのOSでとくに可読性が高いフォントは以下のとおりです。

特別な意図なく複数のフォントが混在していると、統一感がなく読みづらくなるため、基本的にはどれかひとつのフォントを使用するようにしましょう。

人の視線の動き方を意識する

人の視線は、アルファベットの「Z」の書き順に沿って動くと言われています。そのため、スライドを作成する際は、左上から右上、右上から左下、左下から右下へと流れるように情報を配置するのがポイントです。とくに最初に目がいく左上は必ず見てもらえるポイントなので、そこにもっとも伝えたいことやメッセージを配置すると良いでしょう。

図や画像を入れる

情報によっては、文章よりも図や画像、グラフのほうが伝わりやすいこともあるため、必要に応じて取り入れるようにしましょう。
ただし、図やグラフに関しては、作り方次第ではかえって相手が理解しづらくなることもあります。そのため、本当に図やグラフにすべきか、文章でわかりやすく表現することはできないかなどを必ず検討しましょう。

強弱やコントラストを意識する

スライド内にあるすべての情報を同じフォント・色・濃淡で載せてしまうと、どれをもっとも強調したいのかが相手に伝わりづらくなります。そのため、メインの情報だけ太字にする・色を変えるなど、強弱やコントラストをつけることも重要なポイントです。

作成する時間がない！そんなときは外注するのも一案

プレゼン資料を作成する時間がないときは、外注するのも一案です。資料の作成を一からサポートしてくれたり出来上がっている資料をブラッシュアップしてくれたりと、外注先によってサービス内容はさまざまですが、プレゼン資料作成の実績があるため、高品質な資料を期待できます。

プレゼン資料の作成を外注するメリット

プレゼン資料の作成を外注することには、以下のメリットがあります。

訴求力が高い資料が完成する

プレゼン資料を外注することは、「プレゼン資料作成の実績が豊富な企業によるサポートを受けられる」ということです。訴求力が高いプレゼン資料を作成できるため、プレゼンによる成果を最大限に得られる可能性が高まります。

生産性が向上する

プレゼン資料の作成に時間を費やしていると、場合によってはコア業務にまで支障が出てしまう可能性があります。プレゼン資料の作成を外注すれば、その分コア業務に注力できるため、生産性の向上が期待できます。

第三者の視点が得られる

プレゼン資料を社内で作成すると、ともすれば視野が狭くなり独りよがりな資料になってしまう可能性もあります。外注することで第三者の視点が入り、より視野が広いプレゼン資料になることが期待できます。

プレゼン資料の作成をサポート！仕様書・ドキュメント制作サポート

プレゼン資料の作成を外注するなら、パソナ日本総務部の「仕様書・ドキュメント制作サポート」をぜひご利用ください。

仕様書・ドキュメント制作サポートでは、文章・デザインともにわかりやすさを重視した「魅せるプレゼン資料」の作成をサポートし、貴重なプレゼン機会を成功に導きます。
社内向け・社外向けのどちらにも対応しており、とくに「安全」「コンプライアンス」に関する社内向けのプレゼン資料は、従業員の命や会社の存続にかかわるので、誰でも簡単にわかるアウトプットが求められます。仕様書・ドキュメント制作サポートでは、そうした細かな部分にも配慮してプレゼン資料の作成をサポートするので、安心してご利用いただけます。

さらに 「そもそもどのような資料を作ればいいかわからない」というお客様に対しては、コンサルティングのような対応も行っているため、初心者の方もどうぞお気軽にご利用ください。

まとめ