総務部長とは

総務部長とは、企業の総務部を統括して指揮する役職です。総務部では施設管理などオフィス環境に関わるさまざまな業務や、人事・労務や経理に代表されるバックオフィス業務といった企業の経営基盤を支える業務を幅広く担っています。総務部長はそのトップとして経営陣と従業員の両方と密に連携することが求められます。

大企業であれば人事部や経理部、法務部といった専門部署が設置されていることがほとんどですが、規模の小さい企業では総務部があらゆる業務を担っていることが多く、総務部長の指揮命令や責任の範囲はかなり幅広いものになるようです。

総務部長の具体的な仕事内容

総務部が担当する業務は多岐にわたります。どんな業種や規模の会社においても共通して発生する総務の仕事としては、オフィスや工場等の施設や設備管理、業務で利用するあらゆる種類の備品管理、総合受付などの社外窓口としての業務、社内イベントの企画運営や準備などが挙げられます。

そのような総務部を率いる立場である総務部長の仕事としては、経営方針を反映した総務部としての戦略策定と実行、業務遂行におけるリスクマネジメント、適材適所の人材配置などが挙げられ大変幅広いものだと言えます。

総務部長の平均年収

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総務部長に求められる4つの役割

ここでは、多岐にわたる業務を担う総務部のトップである総務部長に求められる主な役割を、4つご紹介します。

情報管理の司令塔

総務部は、企業の経営基盤を支える立場としてさまざまな部署との連携が欠かせません。そのうえで総務部長は社内の情報管理を統括し、司令塔になる必要があります。

例えば、製造部や営業部といった各部署には、それぞれが業務遂行を通じて得た情報を持っています。社内で共有すべき情報が部門ごとに留まっていては、部署間の情報格差が生まれ、会社全体の生産性に影響することがあります。そこで、総務部が俯瞰的に組織内の情報共有をはかる必要があります。

他にも、トップ層とのつながりの近い総務部長は経営陣の言葉をキャッチアップし、それぞれの部署に自分の言葉で情報共有をする役割も担います。その逆も然りで、現場の声を吸い上げて経営陣に伝えることも求められるでしょう。

業務に関わる情報には鮮度や機密性があるため、どのタイミングでどの部署に情報共有するかといった見極めは、司令塔である総務部長の裁量にかかっていると考えられます。

総務部全体の統括

総務部が営業部や製造部といった部署と異なる点は「総務部の顧客は社内の人」という点です。
物事を依頼する側も受ける側も同じ社内のメンバーであるため、その気安さから総務部にはさまざまな問合せや相談が寄せられがちです。

しかし他部署からの要求を闇雲に引き受けると、総務部メンバーがオーバーワークとなり反感を買ってしまう可能性があるでしょう。予算面においても経営を圧迫する恐れもあります。とはいえ、毎回依頼を断ってしまうと「総務部は何もしてくれない」というように社内から見られてしまうこともあります。

社内のすべての人ができるだけ気持ちよく働けるように、依頼事項にどう対応するのかを総務部全体を統括する総務部長がバランスを鑑みて柔軟に判断することが重要です。
また、「すべての要求に無条件に対応するのではなく、重要度や優先順位を見極める」という姿勢も浸透させる必要があるでしょう。

モチベーション管理

総務部の仕事には幅広い知識や柔軟に応じるスキルが求められる反面、売上の創出に直結する仕事でない場合が多く社内で評価されにくいと思われる傾向にあります。そのため、部下のメンタルやモチベーションを気にかけることも総務部長の重要な役割といえるでしょう。

モチベーション管理のポイントは、総務担当者が自発的に物事を考えられるような環境を整えることにあります。総務部長は部下と日常的にコミュニケーションをとり、一人ひとりに合わせたやる気の引き出し方を探ることが大切です。

経営判断のサポート

一般的に部長という立場は企業経営の一翼を担う重要なポジションです。従来の業務範囲に留まるのではなく、新たな取り組みや情報発信を行うことが企業の成長につながります。総務部長は総務のプロとして、従来にはない取組みをしたり結果を出したりすることで、経営層からの信頼を得ることができるようになるでしょう。

経営理念やビジョンといった企業の考え方を反映した上で、部署の具体的な目標や方針を定めて行動を促していくことも、企業の成長に必要なポイントです。経営的視点を持ったマネジメントも、総務部長としての重要な役割です。

総務部長に求められる能力

現場の従業員とは異なり、管理職である部長は日々の実務を部下に任せることになります。総務の部長職として、どのような能力が必要になるのでしょうか。

柔軟な対応力

総務部ではあらかじめスケジュールや業務内容が決まっているルーティンワークとは別に、他の部署で対応できないようなイレギュラーな業務を請け負うことがあります。誰に任せるか、どのように業務を遂行するかといったように、柔軟な思考で臨機応変に判断する必要があるでしょう。
円滑に業務を進めるには、総務部長の柔軟な対応力が重要です。

コミュニケーション能力

総務部長は、他の部署との交渉や連絡を取り合うことが多い立場にあり、経営層と現場の橋渡し役でもあります。それぞれ重視する視点が異なるため、意見の違いを互いに理解することが難しいケースもあるでしょう。

この場合、総務部長は双方の立場を理解しながらわかりやすく必要なタイミングで伝達することが重要になります。さまざまな立場の方と適切なコミュニケーションをはかる能力も、総務部長に欠かせないスキルです。

マネジメント能力

総務部長には、自分の部署のメンバーのモチベーションを喚起するマネジメント能力も必要です。例えば、仕事の目標や成果を数値として見える化し評価することや、個々の長所を見出し、さらにその能力を伸ばせるよう適切に指導することなどがあります。

それだけではなく、他の部署と連携して業務全体が円滑に進むように積極的に働きかけることも、マネジメント能力の一部として求められるでしょう。

まとめ